Хранение бухгалтерских документов
– бесплатно окажет консультацию, даст рекомендации по созданию эффективного архива бухгалтерских документов в Москве;
– подготовит детальное предложение по необходимым видам услуг и их стоимости;
– осуществит весь комплекс архивных услуг: разработает топографию мест хранения, расставит дела в архиве по хронологии, сформирует из россыпи, составит опись, акт приема-передачи дел, осуществит переплет, сканирование документов и т.д.;
– проведет отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, составит акт;
– проведет архивную обработку документов по заработной плате работников в соответствии с требованиями госархива;
– выполнит работы оперативно, предоставит скидки за объем.
заказатьДеятельность бухгалтерии неразрывно связана с созданием, обработкой многочисленных документов: приходных и расходных, кассовых, платежных. Они могут потребоваться в дальнейшем для подтверждения понесенных расходов.
Предварительная стоимость на отдельные услуги по архивной обработке документов.
|
Название услуги
|
Единица услуги
|
Ориентировочная стоимость
|
|---|---|---|
|
Подготовка дела с документами по основной деятельности или по личному составу к архивному хранению |
дело |
от 1250 руб. |
|
Составление описи по правилам Госархива. |
позиция |
от 50 руб. |
|
Переплетные работы |
дело |
от 100 руб. |
|
Составление исторической справки |
справка |
от 3000 руб. |
|
Составление предисловия к описи |
предисловие |
от 1000 руб. |
|
Согласование описей на ЭПК Госархива и передача дел на государственное хранение. |
комплекс |
от 10 000 руб. |
|
Отбор, составление акта и законное уничтожение дел с истекшими сроками хранения. |
дело/папка |
от 40 руб. |
|
Отбор и измельчение документов на шредере |
папка |
от 5 руб. |
Итоговый расчет стоимости услуг по архивному хранению бухгалтерских документов для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных выше. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок действуют особые условия сотрудничества .
ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Еще больше ситуация усложняется, если речь идет об отчетности или кадровых документах. Так, бухгалтерские балансы надлежит хранить постоянно, а личные дела сотрудников — не менее 75 лет.
При этом не все бухгалтерии располагают достаточными площадями для установки бесконечных папок и ящиков с накладными, счетами-фактурами, кадровыми приказами. Возникает потребность в создании собственного архива бухгалтерских документов либо в передаче их на хранение в специализированную компанию. В любом случае важно тщательно подготовить бумаги к размещению в хранилище.
Компания «БизАрхив» оказывает услуги по архивному хранению бухгалтерских документов. Мы также осуществляем любые операции с бумагами и помогаем вам привести вашу бухгалтерию в достойный вид.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ОПРЕДЕЛЯЮТ ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВА И ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов определяются следующими нормативными актами:
- НК РФ;
- Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 года «О ведении бухучета»;
- Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 года. В данном документе необходимо обращать внимание на разделы 4, 7 и 8 перечня документов.
Данные законодательные акты регламентируют хранение всех типов документов, включая переписку с контролирующими инстанциями, табели учета рабочего времени, реестры сведений о доходах физлиц и т. д.
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. КАК ФОРМИРОВАТЬ АРХИВ?
В идеальном варианте сотрудники бухгалтерии по окончании каждого года подготоваливают материалы и передают их на архивное хранение документов. Процедура предполагает предварительное оформление с учетом определенных правил.
Основные этапы архивирования:
- Обработка, сортировка, отделение дублирующих бланков, черновиков.
- Систематизация. Накладные, приказы собираются в пачки с учетом хронологии.
- Сшивка с последующей нумерацией листов. Сшивы закрепляются печатью организации и подписью ответственного лица. Из документов предварительно удаляются скобы от степлера.
- Составление описи. Бухгалтерские или кадровые документы в течение определенного времени могут потребоваться для проверки, сверки с контрагентами. Чтобы не перебирать все пачки в поисках нужной накладной, следует составить подробную опись. В ней указывают содержимое каждой пачки, временной интервал, к которому она относится, количество листов в сшиве. Еще один важный атрибут — архивный шифр.
- Формирование заверительной надписи. В ней перечисляются особенности пачки (при наличии). Это относится к конвертам, чертежам, отсутствующим документам. Дополнительно проставляется дата формирования пачки, количество листов, подпись составителя. Если в течение срока хранения содержимое пакета меняется, добавляются или изымаются документы, вместо оригиналов вставляются копии, информация обо всех действиях вносится в заверительную надпись.
- Каталогизация. Этот этап завершает архивирование бухдокументов. Все сшивы, пачки передаются на постоянное размещение с учетом типа, сроков хранения, предусмотренных законодательно.
Как упростить процедуру архивирования
Все описанные ранее шаги требуют достаточно времени на реализацию, которым бухгалтеры в большинстве своем не располагают. Они не могут выделить несколько дней или недель на разбор и упорядочение тысяч документов.
Поможет в такой ситуации архивная компания БизАрхив. Ее сотрудники — профессионалы в создании и ведении архивов. При этом любой документ может быть получен по первому требованию налогового инспектора или при наличии запроса из ПФР.
Дополнительно компания оказывает услуги по оцифровке переплету, утилизации документов. Получить подробную информацию можно на сайте или по указанным номерам телефонов.
