Удаленное хранение документов

Задача

В архивную компанию «БизАрхив» обратилась коммерческая организация, основной деятельностью которой было оказание клиринговых услуг. Организация находилась в стадии ликвидации. В среднем ежегодное количество сотрудников с учетом временного персонала составляло до 750 человек. Архивная обработка документов ранее не проводилась, описи и иные учетные документы не составлялись. Необходимо было провести комплексную архивную обработку. Отобрать и подготовить документы по личному составу (приказы, личные дела, трудовые договоры и акты к ним, личные карточки форма Т-2, лицевые счета) к передаче в государственный архив. Провести отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Подготовить документы с неоконченными сроками хранения для передачи учредителю.

Какие мероприятия были выполнены.

Архивисты «БизАрхив» провели предварительную систематизацию архивного фонда клиента, в результате которой дела и папки были разложены по типам и хронологии. По результатам проведения экспертизы ценности были отобраны все документы, подлежащие передаче в государственный архив. В процессе детального изучения состояния документов было установлено, что в отдельных  кадровых документах не проставлены даты увольнения работников, а также была выявлена недостача оригиналов кадровых приказов. На основании имеющихся в наличии заверенных копий приказов специалисты «БизАрхив» восстановили недостающие документы. На основании приказов были восстановлены записи об увольнении работников в личных карточках Т-2. Далее все итоговые дела были сформированы в тома, пронумерованы и переплетены с учетом требований архивного законодательства РФ. Обложки дел и заверительные записи были оформлены надлежащим образом. По результатам работ были составлены сводные описи на документы с долговременными сроками хранения. Также были подготовлены историческая справка, предисловие к описи, титульный лист. Документы с истекшими сроками хранения были внесены в акт о выделении дел на уничтожение, а оставшиеся документы описаны, сформированы в связки и подготовлены к передаче учредителю.

Полученный результат

Описи, акт, историческая справка и предисловие к описи успешно прошли согласование на экспертной комиссии государственного архива. В назначенный день документы, прошедшие научно-техническую обработку, были переданы на хранение в государственный архив. По факту приемки государственным архивом был подготовлен и передан ликвидатору акт. Отобранные к уничтожению документы были измельчены на шредере в присутствии представителя клиента.

Задача

В «БизАрхив» обратилась государственная организация, которая  является источником комплектования государственного архива. Архивная обработка документов ранее проводилась, но после переезда документы были сложены в бессистемном виде во временном помещении. Необходимо было осуществить оснащение нового архивного помещения стеллажами, внедрить систему топографии и провести расстановку документов на стеллажах в соответствии с описями и требованиями клиента.

Какие мероприятия были выполнены

Эксперты «БизАрхив» предложили клиенту установить в новом архивном помещении передвижные стеллажи повышенной вместимости. Была предложена и реализована система топографии с применением штрих-кодирования. Внедрена автоматизированная система учета документов с использованием терминалов сбора данных. После установки стеллажного оборудования ранее обработанные дела были расставлены на полки по описи. Была осуществлена их регистрация в учетной системе. Представители клиента прошли обучение по использованию системы.

Полученный результат

За счет использования современных стеллажей клиент получил архивное хранилище, которого по вместимости ему хватит на много лет. Наличие на делах штрих-кодов и созданная топография позволили организовать учет места нахождения каждой папки, фиксировать выдачу и своевременность возврата в архив ранее используемых дел. Реализуя предложенный нами подход, клиент свел к минимуму риск утраты ценных документов.

Задача

В «БизАрхив» обратилась производственная организация, деятельностью которой является производство строительного оборудования. Установка – «срочно навести порядок в архиве и сделать все, как у солидных организаций».

Какие мероприятия были выполнены

Архивисты «БизАрхив» провели обследование документов клиента, в результате которого были установлены фактические объемы документов и их состояние. Особое внимание уделялось изучению производственной и технической документации. По результатам обследования было подготовлено заключение, в рамках которого было предложено осуществить следующие виды работ:

– провести комплексную архивную обработку документов по личному составу и основной деятельности  с момента основания организации до настоящего времени;

– отобрать и уничтожить документы с истекшими сроками хранения, что позволило бы высвободить до 40% площади на текущих полках;

– осуществить подготовку и передачу документов с временными сроками хранения в «БизАрхив»;

– осуществить перевод в электронный вид актуальной производственной документации (порядка 30% от общего объема документов).

Клиент рассмотрел предложения и решил выполнить весь комплекс услуг.

Полученный результат

Срок реализации всех этапов проекта составил более 4 месяцев. На первом этапе были отобраны и упорядочены по требованиям Росархива все документы по личному составу и основной деятельности. Далее архивисты отобрали и уничтожили документы с истекшими сроками хранения. По результатам архивной обработки значимые документы остались у клиента, но все документы по хозяйственной деятельности и бухгалтерскому учету были перемещены в хранилище «БизАрхив».

Продолжительнее всего осуществлялись работы по сканированию технической документации и их индексации. Данные материалы были представлены в формате листов от А4 до А0+. Образы документов и результаты индексации были переданы клиенту для загрузки в его систему электронного документооборота. По результатам работ клиент сохранил важные документы, существенно уменьшил объем хранимых бумаг. Стоит отметить, что наличие электронного архива и передача на внеофисное хранение документов позволило получить экономию на содержание и обслуживание офиса более чем на 20% в год.

Задача

В «БизАрхив» обратился крупный интегратор с задачей перевести в электронный вид всю накопленную за долгие годы работы отчетную документацию по проектам. Помимо этого, необходимо было провести сверку наличия всех документов и подготовить реестр наличия. Все работы должны были осуществляться в его офисе, а результаты работ необходимо было передать на жестких дисках.

Какие мероприятия были выполнены

Специалисты «БизАрхив» провели обследование и подготовили детальное техническое задание. Были определены требования к форматам и разрешению сканирования, четко выделены папки и сшивы документов, которые не могут подлежать расшивке. Особое внимание было уделено согласованию поисковых параметров к каждому типу документа. По результатам предварительного согласования технического задания нами было предложено провести пилотные работы. Пилотный проект выявил ряд моментов по состоянию отдельных документов, которые ранее не были учтены, в результате чего были внесены дополнения и уточнения в техническое задание. После его согласования клиентом и подписания договора начались основные виды работ. Особое внимание уделялось индексации переведенных в электронный вид  документов. Для предотвращения ошибок использовался принцип двойного контроля ввода.

Полученный результат

Проект выполнен в установленный договором срок. Сдача результатов осуществлялась «БизАрхив» поэтапно, что позволяло клиенту оперативно осуществлять проверку результатов. Более 80% документов были отсканированы в ч/б формате, а все документы, на которых находились подписи и печати – в цветном режиме. По результатам работ клиенту был предоставлен актуализированный реестр наличия документов.

Задача

К нам обратился крупный ритейлер с задачей упорядочения документов юридического департамента. Документы находились в разрозненном виде. В ряде документов отсутствовала необходимая преемственность вложения (договор-приложение-дополнительное соглашение).

Какие мероприятия были выполнены

Изучив состояние документов клиента, специалисты «БизАрхив» предложили и согласовали с ним методику выполнения работ. Так же была предложена форма отчетных документов. В процессе обсуждения было решено осуществить сканирование всех сформированных в дела папок, по результатам чего разместить их на временное хранение в «БизАрхив». Работы выполнялись на территории клиента. Оснащение рабочих мест мебелью и техническим средствами осуществлялось силами нашей компании. Все работы были спланированы таким образом, чтобы не отвлекать представителей клиента от своих прямых обязанностей. По результатам перевода договоров в электронный вид они упаковывались в предоставленные архивные короба. Каждый короб в обязательном порядке опечатывался.

Полученный результат

По результатам работ наши специалисты проверили комплектность предоставленных клиентом документов, а также сформировали дела по логическому принципу. Все документы были переведены в электронный вид, а результаты загружены в систему электронный архив. Сроки выполнения работ были увеличены по согласованию с клиентом в связи с тем, что фактический объем предоставленных папок превышал обозначенные на момент подписания договора. По результатам оцифровки документы размещены на внешнее архивное хранение. В рамках сервиса по заявкам клиента исполняются запросы на доставку и возврат на место хранения архивных коробов. 

Задача

В «БизАрхив» обратилась кредитная организация, в офисе которой в связи с закрытием региональных точек продаж накопилось большое количество документов.  Необходимо было оперативно решить вопрос с их подготовкой к хранению и размещением на внеофисное хранение в «БизАрхив».

Какие мероприятия были выполнены

В связи с отсутствием в офисе клиента достаточного количества свободных площадей для систематизации документов было принято решение осуществлять работы на территории «БизАрхив». Специалисты оперативно перевезли документы и приступили к комплексу подготовительных работ. На первом этапе документы были систематизированы по точкам продаж, типам и хронологии. Далее была подготовлена детальная опись, на дела наклеены штрих-коды. На завершающим этапе архивисты упаковали промаркированные дела в архивные короба и разместили их на архивные полки.

Полученный результат

Документы полностью систематизированы, на них составлены описи. По требованиям клиента «БизАрхив» осуществляет оперативную доставку необходимых коробов, подбирает отдельные документы и направляет их электронные образы по защищенным каналам связи. Наши специалисты отслеживают сроки хранения дел и после согласования клиентом акта о выделении на уничтожение с истекшими сроками хранения осуществляют их конфиденциальное уничтожение на шредере.

Задача

В «БизАрхив» обратился индивидуальный предприниматель. За почти пятнадцатилетнюю историю у него накопилось большое количество документов, которые занимали все шкафы и подсобные помещения на территории небольшого склада. По результатам проверки МЧС данного объекта ему было вынесено предписание в короткий срок привести помещения в соответствии с требованиями противопожарных норм.

Какие мероприятия были выполнены

Специалисты «БизАрхив» провели обследование состава и количества накопленных клиентом  документов. Было установлено, что в связи с истечением сроков хранения можно оперативно отобрать и уничтожить не менее 50% от общего количества хранимых дел. Для решения вопроса по хранению оставшихся документов клиентом было принято решение сдать их в «БизАрхив». За несколько дней архивисты провели полистную экспертизу ценности и обобрали все документы, сроки хранения которых истекли. По факту отбора был подготовлен акт. Далее потерявшие актуальность документы за несколько часов были уничтожены на шредере. На подлежащие дальнейшему хранению документы были подготовлены описи с последующим их размещением в архивные короба. В дальнейшем короба были приняты в архивном хранилище «БизАрхив».

Полученный результат

Менее чем за рабочую неделю клиент выполнил предписание по результатам проверки МЧС. Помимо этого, удалось сократить ежемесячные затраты за счет отказа от аренды площадей, используемых ранее под хранение документов.