Уничтожение архива
– оперативно осуществит погрузку, разгрузку, вывоз и сертифицированное уничтожение документов на промышленном шредере;
– по факту уничтожения предоставит подтверждающий акт;
– уничтожит любые объемы документов, доставленных вашими силами;
– не требует проводить предварительную подготовку документов (изымать папки, файлы, скрепки);
– применяет методы измельчения, не противоречащие экологическим стандартам РФ;
– определит сроки хранения документов, подготовим акт о выделении дел на уничтожение.
заказатьРано или поздно в каждой организации возникает необходимость уничтожения документации. Утратившие практическую ценность и вышедшие из делопроизводства материалы не приносят никакой пользы и занимают полезную площадь в офисе. Ликвидация информационных носителей должна осуществляться в соответствии с установленными законодательством правилами.
Утилизация архивных документов представляет собой комплексную процедуру, которая требует профессионального и квалифицированного подхода. Выполняющие ее специалисты должны обладать специальной правовой подготовкой. Иначе существует высокий риск утилизации материалов с не истекшим сроком хранения.
Принимая решение о необходимости ликвидации документов, следует руководствоваться ключевым фактором – периодом хранения. Сразу выделить бумаги на ликвидацию невозможно. Первоначально проводится экспертиза ценности.
Срок хранения материалов является ключевым, но не единственным критерием отбора. Дела, у которых закончился период сбережения, могут обладать практической ценностью. Определить, могут ли пригодиться бумаги в дальнейшей работе предприятия и продлить срок их хранения, может специальная экспертная комиссия.
На первоначальном этапе архивариус и работники структурных отделов выделяют документы, делопроизводство которых было завершено до начала текущего года. Затем ответственные лица систематизируют выделенные бумаги по хронологии. И наконец, экспертная комиссия изучает подготовленные к оценке бумаги и выносит вердикт о наличии у них практической ценности. Если период сбережения бумаги истек, а эксперты комиссии считают его ненужным, документ подлежит утилизации.
Специалист должен гарантированно убедиться, в том, что на ликвидацию отправлена исключительно документация с истекшим сроком хранения. Для этого в обязательном порядке проводится тщательный полистный просмотр каждого архивного дела.
По статистике, при ведении архива штатными сотрудниками организации до 25% документов, находится в папках, наименование корешков которых не соответствует содержимому. В этом случае полистный просмотр документации является единственной возможностью предотвратить утилизацию бумаг постоянного или длительного хранения.
Результаты проведения экспертизы отображаются в описи дел и в акте о выделении документов к ликвидации.
Для бумажных носителей информации предусмотрено три основных варианта уничтожения:
- Сжигание (не осуществляем)
- Химические реагенты (не осуществляем)
- Шредирование (наш метод)
В большинстве случаев уничтожение архива осуществляется сотрудниками предприятия самостоятельно при помощи шредера или посредством привлечения сил сторонней организации.
Процесс ликвидации бумаг
Архивная компания БизАрхив предоставляет юридическим лицам услугу ликвидации документации с соблюдением условий конфиденциальности. В качестве способа утилизации используется измельчение на промышленном шредере. По желанию клиента процесс утилизации может быть зафиксирован на видеокамеру. Имеется возможность присутствия представителя заказчика при проведении процесса ликвидации документов.
Между клиентом и исполнителем заключается стандартный договор на оказание услуг. В соглашении указывается пункт, что исполнитель обязуется обеспечить полную конфиденциальность уничтожаемых данных.
Преимущества сотрудничества с архивной компанией
Утилизация архивной документации представляет собой сложный и многоступенчатый процесс. Для правильного выполнения данной задачи требуется опыт решения специфических задач и знание нормативно-правовой базы. Доверить задачу компании по ликвидации архива – верное решение, позволяющее оптимизировать бизнес-процессы.
Выполнение утилизации архива предприятия усилиями внутреннего персонала является непрофильным использованием сотрудников. При выполнении задачи возникают расходы на обработку бумаг и другие сложности.
Отсутствие у сотрудников предприятия знаний действующего архивного законодательства может повлечь существенные убытки и неприятности. Преждевременная ликвидация документации влечет административную и налоговую ответственность. В случае совершения нескольких правонарушений административные санкции взыскиваются за каждое в отдельности. Уплата административного взыскания не освобождает юридическое лицо от необходимости устранить правонарушение.
Сотрудничество с компанией по утилизации архивной документации имеет следующие преимущества:
- Защита данных. Уничтожение материалов осуществляется с соблюдением конфиденциальности. Нет риска утечки информации.
- Соблюдение актуального законодательства. Сотрудники специализированной компании выполняют полный цикл архивных работ, в соответствии с регламентированным алгоритмом действий и соблюдением предусмотренных сроков.
- Сохранение финансовых средств. После выделения дел к уничтожению и утилизации бумаг с истекшим сроком хранения снижаются затраты на содержание архива.
- Сохранение экологии. Информационные носители уничтожаются путем промышленного шредирования. Это отличная возможность показать партнерам и конкурентам свою корпоративную социальную ответственность. Измельченные бумаги подлежат вторичной переработке.
Специалисты нашей компании измельчают документацию на промышленном шредере. При помощи специализированного оборудования архив уничтожается безвозвратно. Заказчик может не переживать о конфиденциальности информации и соблюдении действующего законодательства.
организация
организация
ритейлер
