Электронный архив документов. Перевод документов в электронный вид

Традиционный бумажный архив компании – постоянный источник проблем для руководителя. Чем больше документов накапливается, тем больше офисного пространства требуется для их размещения. Увеличивается время, необходимое на поиск нужной бумаги. Возникает проблема защиты информации от утечки, ведь поместить все документы в сейф невозможно.

Эффективным и практичным решением перечисленных проблем является создание электронного архива документов и переход на электронный архив документооборота компании. В отличие от документов на бумажных носителях, электронные образцы могут эффективно обрабатываться. Поиск необходимого документа в электронной базе займет всего пару минут, а доступ к информации смогут получить одновременно несколько сотрудников.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО ПЕРЕХОДУ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ.

Итоговый расчет стоимости услуг создание и хранение электронных документов в архиве для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих сканированию объеме более 100 000 страниц действуют особые условия сотрудничества.

Перевод документов организаций в электронный вид

Сегодня наблюдается активное развитие безбумажных технологий. Решения об оцифровке архива и текущей документации принимаются не только в частных, но и в муниципальных, и государственных предприятиях. Чаще всего задачу сканирования документов и создание электронного архива документов доверяют специализированным архивным организациям.

Оцифровка документов предприятия – это кропотливая и ответственная работа, требующая грамотного подхода. Ключевой проблемой при необходимости обработки больших объемов бумаг является поиск, сбор и структуризация информации. Перед специалистами стоит задача не просто преобразовать документацию в цифровой вид. Они должны создать структурированный цифровой архив с практичными и функциональными системами навигации и фильтрации.

Если на предприятии имеются сотрудники, обладающие соответствующей квалификацией, работы по оцифровке могут быть реализованы своими силами. Однако потребуется закупить соответствующее оборудование и программное обеспечение. Подобная ситуация встречается редко. К тому же непрофессиональная оцифровка документации сопряжена с риском появления нечитаемых фрагментов в документах и создания неудобных электронных библиотек со сложным поиском.

Для большинства предприятий проще и выгоднее обратиться в архивные организации, чем затрачивать значительные ресурсы на форсированную подготовку специализированного персонала.

Архивная компания БизАрхив предоставляет услугу создание и хранение электронных документов в архиве любых объемов. Опытные и квалифицированные операторы оперативно отсканируют имеющуюся на предприятии документацию. При этом учитывается состояние и ценность каждого документа. По согласованию с заказчиком скан-образцы передаются на цифровом носителе или внедряются в имеющуюся на предприятии электронную базу.

В качестве дополнительных услуг специалисты компании создают электронные базы или картотеки, проводят полистную экспертизу ценности, осуществляют подготовку документации к сканированию.

Преимущества перевода документов в цифровой вид

Организация электронного документооборота позволяет эффективно решить одновременно несколько задач:

• Надежное хранение информации.
• Предотвращение риска несанкционированного уничтожения бумажных оригиналов.
• Оперативный доступ к нужному документу всеми специалистами компании в пределах служебных полномочий.
• Ускоренный поиск информации.
• Оптимизация и непрерывность процессов, связанных с применением архивной документации.
• Обеспечение возможности безбумажного межведомственного взаимодействия.

Наша компания использует высококачественное оборудование, позволяющее выполнять сканирование документов с большой скоростью и высоким качеством изображения. Отсутствие на изображениях искажений помогает распознавать текст с высокой точностью и минимизировать ошибки. Полученное в ходе оцифровки документа изображение сохраняется в форматах: GIF, TIFF, JPEG, PDF. Заказчик может выбрать наиболее оптимальный формат. С целью предотвращения риска повреждения изображения в случае непредвиденного сбоя создается резервная сканкопия документа.

Весь перечень работ по созданию электронного архива документов выполняется в четко оговоренные в заключенном между заказчиком и исполнителем договоре сроки. Услуги хранения электронных документов в архиве предоставляются с соблюдением конфиденциальности и в соответствии с действующим законодательством.

Чтобы заказать в компании «БизАрхив» перевод бумажных документов в электронный вид в Москве по доступной цене, обращайтесь по указанным контактам или оставляйте заявку через сайт.