График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
5 - Архивная обработка документов

Архивная обработка документов

Хлебные крошки
Главная>Архивные услуги>Архивная обработка документов
обратная связь




Архивная обработка документов

Подготовка документов к государственному хранению, систематизация дел и папок, уничтожение бумаг потерявших актуальность.
Архивная компания БизАрхив:

– бесплатно приедет к вам в офис и проведет обследование объемов, наличия и состояния архивных документов;

– поможет уменьшить объем хранимых документов, сократит текущие затраты;

– осуществит полный комплекс услуг по архивной обработке, переплету и оформлению документов, подлежащих архивному хранению любой организации;

– составит акт и уничтожит документы с истекшими сроками хранения;

– подготовит документы к хранению с точным соблюдением требований Росархива;

– предложит выгодные цены и условия сотрудничества.

заказать

Это ряд мероприятий, целью которых выступает упорядочивание и систематизация документации, формирующейся в течение жизнедеятельности каждой фирмы.

Архивация не является самоцелью, скорее, это организационная и социально-правовая обязанность, установленная на законодательном уровне. Состав архивации и процедуры, необходимые для ее осуществления, определены 125 ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Несоблюдение законодательства влечет штрафные санкции не только на фирму или руководителей, часто бремя ответственности ложится и на рядовых сотрудников.

Благодаря грамотной обработке документации вы не только избежите неприятностей при проведении всевозможных проверок контролирующими органами, но и облегчите себе поиск нужной информации для составления отчетов на основе архивных данных и предоставления справок, особенно социально-правового характера (для подтверждения стажа сотрудников, их квалификации, заработной платы за определенные периоды и т.д.).

Архивация также является подготовительной ступенью для последующей сдачи документации в государственный архив, так как в соответствии с законодательством РФ документация, не прошедшая обработку, просто не будет принята на хранение.

Требуется освободить офисные квадратные метры? И здесь единственным верным выходом станет архивация бумаг и утилизация документов с вышедшим сроком хранения.

Мероприятия, входящие в состав архивации

Архивная обработка включает в себя широкий спектр услуг:

  • обработка, систематизация и архивирование;
  • передача бумаг в госархивы;
  • сканирование, обработка, перевод бумажных носителей информации в цифровой вид с последующим хранением на электронном носителе;
  • создание электронного архива «с нуля»;
  • создание переплетов;
  • своевременная утилизация бумаг, срок хранения которых истек, составление соответствующих актов;
  • консультативные услуги.

Этапы архивации

Набор процедур может быть разным и зависеть не только от потребностей заказчика, но и профессионализма персонала. Мы в своей работе выделяем четыре базовых стадии архивации.

  1. Экспертиза ценности бумаг

На данной стадии проводится отбор документации по принципу ценности содержащейся в ней информации для компании. Бумаги с определенной ценностью полежат последующей обработке. Среди таких бумаг оказываются:

 – Учредительные документы и материалы, затрагивающие основную деятельность (устав, приказы, протоколы, годовая финансовая отчетность, сметы).

 – Бумаги, отражающие финансово-хозяйственную активность (первичная документация, регистры бухучета, расходные и доходные договора и т.д.).

 – Документация, затрагивающая интересы сотрудников фирмы (личные дела, приказы о приеме и увольнении, документация, отражающая начисление и величину заработной платы, трудовые договора, карточки по форме Т-2).

  1. Систематизирование документации, оформление дел.

На данной стадии формируются дела по сотрудникам, постоянного, временного и долгосрочного хранения, при этом необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов.

Основу этого этапа составляют два основных мероприятия: описание и создание дел, формирование описей.

Описание и создание дел. Данная процедура регламентирована законодательством РФ. В нее входят подшивка и создание перелета дела, проставление номеров на каждом листе, формирование описи документации, вошедшей в состав дела, организация обложки и заверительная надпись.

Составление описи. Основные принципы работы архивов, утвержденные решением Коллегии Госархива, регламентируют порядок заполнения описей. Опись – это ни что иное, как специфический справочный перечень, в котором содержатся заголовки дел.

Благодаря систематизированию бумаги приобретают упорядоченную форму, что позволяет в короткие сроки найти необходимый документ.

  1. Подготовка акта и уничтожения бумаг не подлежащих хранению.
  2. Создание номенклатуры дел, передача бумажных материалов на хранение как в частный, так и в государственный архив.

Определение состава мероприятий по архивной обработке документации

Стоимость архивной обработки сильно варьируется в зависимости от того набора услуг, которые вам предложат различные компании в рамках проведения данного мероприятия. Чтобы определить комплекс необходимых услуг именно в вашем случае и не переплачивать лишнего, архивная компания БизАрхив рекомендует провести экспресс-аудит, результатом которого будет оценка текущего состояния корпоративного архива и определение набора необходимых мероприятий в каждом конкретном случае.

Эта процедура не займет много времени. Выполняется в присутствии представителя фирмы заказчика.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Архивная обработка документов
Коммерческая
организация

50 - Архивная обработка документов
Госкомпания

51 - Архивная обработка документов
Производственная
организация

52 - Архивная обработка документов
IT- компания

53 - Архивная обработка документов
Крупный
ритейлер

54 - Архивная обработка документов
Банк

55 - Архивная обработка документов
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7