Архивное хранение документов в Москве

Результат деятельности любого предприятия зависит от приложенных к достижению цели усилий. Немаловажным фактором на пути к успеху является согласованность работы подразделений и соблюдение законодательных норм, регламентирующих порядок обращения с документами. Поэтому правильному учёту и систематизации бумаг с последующей передачей их в архив следует уделить особое внимание.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ УСЛУГ ПО ПОДГОТОВКЕ, АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБСЛУЖИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Итоговый расчет стоимости услуг архивного хранения документов для каждого клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих к передаче более 10000 папок действуют особые условия сотрудничества.

ПОЧЕМУ И ГДЕ НЕОБХОДИМО ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ

Согласно законодательству РФ все юридические лица независимо от форм собственности должны обеспечить сохранность возникших в процессе деятельности документов в течение определенного законом времени.

Все государственные предприятия и организации обязаны хранить документацию по основной деятельности с постоянными сроками хранения на своей территории или в государственном архиве.

Коммерческие структуры могут размещать любую документацию, как на своей территории, так и передавать её на аутсорсинг, то есть, хранить её в другой компании, оказывающей услуги хранения архива документов..

ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В МОСКВЕ РЕШАЕТ СЛЕДУЮЩИЕ ЗАДАЧИ:

• выполняются предписания законов РФ;
• ведутся учет и систематизация деловых бумаг;
• обеспечивается физическая сохранность материальных носителей;
• вовремя изымаются документы из делопроизводства и передаются в хранилище, освобождая офис от нагромождения.
• сократить текущие затраты и повысить эффективность сотрудников.

ВЕДЕНИЕ АРХИВА НА ТЕРРИТОРИИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Организация архива не является сложной задачей. В маленьких компаниях эти функции возлагаются на секретаря, в редких случаях – на бухгалтера. В средних по обороту деловых бумаг предприятиях для этих целей формируется отдел, отвечающий за документооборот и сохранность информационных носителей.

Крупные компании нередко предпочитают архивное хранение документации в организациях, которые оказывают соответствующие услуги архивной обработки, решая, таким образом, ряд задач.

Архив обычно размещают в отдельном здании или в изолированном от остальных помещении офиса. Такое хранилище должно быть хорошо вентилируемым, иметь постоянную температуру и влажность, которые достигаются за счет эксплуатации систем кондиционирования, включающих подачу свежего воздуха и рекуперацию тепла. На окнах устанавливают светонепроницаемые жалюзи, которые защищают хранящиеся материалы от выгорания.

Работник предприятия, отвечающий за хранение архивных документов должен иметь соответствующую профессиональную подготовку, досконально знать свои функциональные обязанности, нормативную базу, программы электронного документооборота. Быть уверенным пользователем ПК. Уметь обращаться с офисной техникой, грамотно писать и правильно составлять различные документы. Быть ответственным, усидчивым, внимательным, дисциплинированным, обладать аналитическими способностями и любить свою работу.

При правильной организации архива все представляющие ценность бумаги находятся в зоне доступа, целостности и сохранности, что способствует плодотворной работе и успешному развитию бизнеса.

ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЯМ АРХИВА

Помещение архива призвано выполнять следующие функции:

• защиту от несанкционированного доступа;
• защиту от влияния агрессивных факторов окружающей среды;
• защиту от последствий человеческого фактора.

Снабжается архивохранилище специальным оборудованием, полками, металлическими шкафами и стеллажами, обеспечивающими удобство оперативного доступа к материалам и их сохранность. К оборудованию предъявляют жесткие требования. Стеллажи и шкафы должны быть хорошего качества, надёжно закреплены и не иметь дефектов. Устанавливают их на расстоянии 0,75 м от стен и друг от друга. Ширина главного прохода между рядами – не менее 1,2 м. Нижнюю полку стеллажа крепят на расстоянии не ниже 15 см от пола. Во избежание производственного травматизма выбирают устойчивые и безопасные в работе приставные лестницы и стремянки.

Помещения должны быть охраняемыми или обеспеченными средствами охранной сигнализации. К пользованию хранящимися материалами допускается только определённый круг лиц. Обязательно ведётся журнал регистрации посетителей.

Информационные носители должны быть надёжно защищены от солнечного света, пожара и затопления. Через архив не должны проходить магистральные трубопроводы. Электрические провода должны быть изолированы и скрыты. Запрещается использовать нагревательные приборы и открытый огонь; не допускается хранение пищевых продуктов и наличие посторонних предметов и объектов.

РАБОТА С АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Любая документация подлежит учету и систематизации. Образовавшиеся в процессе деятельности бумаги находятся в оперативном учёте. По мере исполнения операций по ним, они сортируются по видам, продолжительности хранения и комплектуются согласно номенклатуре дел. Затем папки с делами укладывают в короба, которые размещают на полках стационарных или передвижных стеллажей.

По истечении сроков хранения документы подлежат изъятию из архива, пересмотру их ценности, и в случае потери значимости – уничтожению. Ликвидация устаревших бумажных носителей способствует высвобождению площадей архива.

Работа с документами – это скрупулёзный труд, требующий навыков и терпения. Анализируя и перекладывая бумаги, архивариус, шаг за шагом приближается к выполнению поставленной задачи. Алгоритм его действий выглядит следующим образом:

• проведение научно-технической экспертизы;
• формирование архивных дел;
• перемещение дел в архивохранилище;
• составление топографии дел;
• в случае ликвидации предприятия передача дел государственному архиву;
• регулярный анализ находящихся в архивохранилище материалов на предмет актуальности;
• вывоз и уничтожение утративших ценность носителей.

Архивирование проводится штатными единицами самого предприятия или работниками компаний, оказывающих соответствующие услуги.

ХРАНЕНИЕ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НА ТЕРРИТОРИИ АУТСОРСИНГОВОЙ КОМПАНИИ

Согласно законодательству РФ коммерческие предприятия могут хранить документацию не только на своей территории, но и передавать ее на аутсорсинг.

К организации, оказывающей услуги архивного хранения, предъявляются высокие требования. Архивная компания БизАрхив обладает достаточными навыками и современной материально-технической базой, обеспечивающей прогрессивные технологии архивирования, обработки и уничтожения. Мы осуществляем архивное хранение документов в Москве по доступной стоимости уже много лет, и наши клиенты полностью довольны качеством оказания данной услуги!

При организации архива предприятия его руководителю следует учитывать, что закупка специализированного оборудования, наём работников и их обучение влекут за собой немалые расходы, а отсутствие навыков и опыта в этом деле не способствуют достижению желаемых результатов, то есть финансовые вложения могут оказаться неэффективными.

ПРЕИМУЩЕСТВА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В МОСКВЕ НА АУТСОРСИНГЕ ОЧЕВИДНЫ:

• наличие оборудованных помещений;
• обеспечение сохранности переданных на хранение материалов;
• повышение конфиденциальности;
• экономия на аренде и закупке технических средств;
• быстрое достижение результата;
• наличие опытных специалистов;
• освобождение офиса от лишних бумаг.

Передача архива на аутсорсинг – это, в первую очередь, экономия средств на возможной аренде, закупке дорогостоящего оборудования, программного обеспечения, издержках по оснащению и обслуживанию помещений, найме и обучении персонала.

При аутсорсинге за сохранность носителей отвечает специализированная компания, сотрудники которой осуществляют постоянный контроль, за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно осуществляя экспертизу ценности и уничтожая материалы с истекшим сроком хранения с оформлением подтверждающих бумаг.