График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
5 - Архивация документов

Архивация документов

Хлебные крошки
Главная>Архивные услуги>Архивация документов
обратная связь




Архивация документов

Приведение любых бумажных носителей информации к требованиям архивных норм.
Архивная копания БизАрхив:

– окажет бесплатную консультацию и подготовит подробную смету;

– выполнит все виды архивных работ;

– проведет научно-техническая обработку кадровых и документов по основной деятельности;

– выделит дела на уничтожение, сроки хранения которых истекли;

– сдаст документы на хранение в государственный архив при ликвидации;

– подскажет, как сократить затраты, предложит выгодные цены;

– предоставит гарантию.

заказать

Архивация документов с БизАрхив, это – идеальный порядок в делах

В процессе деятельности на предприятии образуется масса документов. Своевременно проведённая сортировка их по видам, группировка с учётом их сроков хранения и уничтожение потерявших актуальность бумаг дают возможность оптимизировать документооборот, обеспечив тем самым сохранность особо важных материалов, необходимых для бесперебойной и успешной работы предприятия.

Почему важно архивировать документы

Любое событие на предприятии, будь то приём на работу, перестановка кадров, закупка материалов, выпуск продукции, оказание услуг или годовая отчётность, сопровождается созданием соответствующих бумаг. Сначала документы находятся в оперативном пользовании. По завершении операций и истечении определенного промежутка времени надобность в них отпадает, но уничтожать их нельзя.

Согласно законодательству РФ эти материалы подлежат хранению. Большую часть бухгалтерской документации следует хранить не менее 5 лет, финансовая годовая отчетность хранится постоянно, на протяжении всего времени функционирования предприятия. Кадровые документы хранятся в течение 50 лет, а созданные до 1 января 2003 года – и того дольше, 75 лет. В случае непредставления в ходе проверки контролирующими органами архивной документации на предприятие, руководителя и ответственных лиц налагаются штрафные санкции в размере от 2,5 до 300 тысяч рублей.

Но если складировать все бумажные носители, то места в офисе не хватит. Своевременная обработка и передача документов в архив помогают решить определённые задачи:

  • освобождение офиса от лишних бумаг;
  • наведение порядка в офисе;
  • содержание документации в надлежащем состоянии;
  • соблюдение законодательства.

Архивацию следует проводить по мере накопления бумаг или по окончании отчетного периода. Тогда удастся избежать нагромождения. Срок хранения для каждого типа документов индивидуален и исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения хозяйственной операции.

Ведение архива предприятия

На средних и крупных предприятиях с немалым документооборотом для ведения архива выделяется структурное подразделение и разрабатывается Положение об архиве, в котором указываются порядок хранения бумаг и мера ответственности персонала.

Архивация документов является основным этапом упорядочивания бумажных носителей, при котором материалы с истёкшим сроком хранения грамотно уничтожаются, а бумаги, требующие длительного хранения, систематизируются, сшиваются и отправляются в архивохранилище.

В последнее время всё больше фирм предпочитают иметь электронную версию бумажного архива. Однако не стоит забывать, что согласно российскому законодательству документ имеет силу оригинала только в том виде, в котором он создавался и принимал участие в хозяйственных операциях. То есть, если накладная набиралась на компьютере, потом печаталась на принтере, и подписывалась вручную, то её необходимо хранить в бумажном виде. Поэтому электронная версия не является полноценной альтернативой бумажному архиву, но как вариант, обеспечивающий удобство работы с документацией, вполне подходит.

Архивирование как процесс: этапы

Вне зависимости от размеров организации и ее документооборота архивирование происходит в определённом порядке и состоит из следующих операций:

  • подготовки;
  • сортировки;
  • систематизации;
  • описи;
  • каталогизации.

На начальном этапе производят анализ состояния документации, определяют её состав и особенности, выявляют реальный объем бумаг, требующих обработки. Определяют критерии, согласно которым будут производиться сортировка и систематизация.

Затем информационные носители сортируют, отбирая оригиналы для хранения в дальнейшем. Факсимильные копии, черновые экземпляры и дубликаты уничтожают.

На стадии систематизации бумаги комплектуют по выбранным критериям (типу, сроку хранения, времени создания) в отдельные дела и сшивают.

По каждому делу на отдельном листе составляется список вошедших в него бумажных носителей с указанием краткой информации. Таким образом, формируется опись документов, которая крепится к делу в качестве титульного листа и подписывается её составителем. На титульном листе указывают индекс дела, наименование, количество вошедших в дело бумаг и дату окончания срока хранения.

При наличии неустранимых дефектов подшитых документов к делу прикрепляют заверительный лист, в котором фиксируют существующие изъяны и отражают все внесенные изменения.

По назначенным критериям составляется единый каталог дел, подлежащих перемещению их на дальнейшее хранение.

Большая часть указанных выше работ ложится на плечи сотрудников отделов. Персонал архива принимает для переплёта уже укомплектованные дела, проверяет правильность оформления их описей, сверяя их данные с находящимися внутри материалами. По факту передачи дел составляется и подписывается акт. По запросу работники архива производят сканирование и копирование необходимой документации.

Архивирование в небольших компаниях

На малом по объему документооборота предприятии выделение архива как структурного подразделения нецелесообразно. Такое решение влечёт за собой большие расходы в то время, как объем работы невелик. В небольших компаниях ответственность за ведение архива возлагается на секретаря, который должен знать порядок архивации документов.

Для начала секретарю необходимо разделить документы на две части:

  • текущие (находятся в оперативном пользовании);
  • подлежащие архивированию (завершенные делопроизводством).

Помочь могут в этом деле работники бухгалтерии и других отделов, подготовив находящиеся ранее в их ведении документы к хранению. В результате проделанной работы секретарь формирует номенклатуру архивных дел.

Нужно ли привлекать специалистов сторонней организации

Архивирование – процесс трудоёмкий, поэтому иногда целесообразнее привлечь профильную организацию. Архивная компания БизАрхив производит весь спектр архивных работ, начиная с подготовки документов к архивированию и заканчивая размещением их на хранение. При этом соблюдаются все законодательные нормы и сокращается время на выполнение поставленных задач.

Привлечение к архивированию сторонней организации целесообразно в следующих случаях:

  • при наличии большого объема документации, когда предприятию своими силами не обойтись;
  • при создании электронной версии архива, когда необходимо сканировать много бумаг;
  • при передаче документов в государственный архив, когда требуется более высокая квалификация специалистов.

Грамотно проведенная архивация – это порядок в документации, при котором никакая проверка не страшна. Поэтому делать её самим или доверить квалифицированным специалистам – решать вам.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Архивация документов
Коммерческая
организация

50 - Архивация документов
Госкомпания

51 - Архивация документов
Производственная
организация

52 - Архивация документов
IT- компания

53 - Архивация документов
Крупный
ритейлер

54 - Архивация документов
Банк

55 - Архивация документов
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7