График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
5 - Систематизация документов

Систематизация документов

Хлебные крошки
Главная>Архивные услуги>Систематизация документов
обратная связь




Систематизация документов

Каждая папка и документ на своем месте в соответствии с их сроками хранения.
Архивная компания БизАрхив:

– бесплатно обследует ваш архив, составит коммерческое предложение;

– осуществит любые виды систематизации документов (по хронологии, по типам документов, по контрагентам, юрлицам и т.д.);

– выделит документы с долговременными и постоянными сроками хранения;

– составит описи на документы с временными сроками хранения;

– осуществит отбор и уничтожение потерявших актуальность документов;

– предлагает выгодные условия сотрудничества, гарантию на все виды работ.

заказать

В результате функционирования предприятия или организации образуется множество различных документов, требующих регистрации, учета и систематизации. Если этого не делать, то образуется груда бумаг, среди которой быстро найти искомую информацию сложно.

Систематизация документов обеспечивает быстрый доступ и удобство пользования информацией. Заключается она в сортировке документов по выбранным признакам и группировке их в дела согласно утвержденной руководителем номенклатуре дел. Такая обработка помогает оптимизировать документооборот и способствует наведению порядка в документах, что повышает эффективность работы предприятия в целом.

Когда и какие документы необходимо систематизировать

Систематизации подлежат все виды документации: бухгалтерская, кадровая, управленческая, договорная, научно-техническая и др. Во избежание скопления неструктурированной массы бумаг упорядочивать их следует с момента создания или поступления на предприятие. Наиболее актуальна систематизация в следующих случаях:

  • при подготовке документации к архивации;
  • при переезде архива;
  • при сканировании и оцифровке бумажных носителей;
  • при уничтожении потерявших актуальность бумаг;
  • при организации архива;
  • при обработке документов по личному составу.

Благодаря добросовестному ведению делопроизводства и своевременной регистрации и учету деловой корреспонденции отследить путь документа от даты его поступления в производство и до передачи в архив или уничтожения (как потерявшего актуальность) не составит большого труда.

Без систематизации и определения прав доступа к документам возможна утечка важной информации. Последствия таких обстоятельств крайне негативны как для коммерческих организаций, так и для государственных компаний.

Каким образом систематизируют документы

Систематизировать документы – это значит распределить их по определенной системе, которая выстраивается согласно выбранному методу. Различают следующие методы систематизации:

  • по номенклатуре;
  • по методике поиска и накопления;
  • по способу доступа;
  • по сортировке запросов;
  • по способам представления информации;
  • по присвоенным индексам.

Номенклатурная классификация

Выбирая метод систематизации, в приоритет ставят удобство и простоту работы с бумагами. На предприятиях, как правило, документы группируют в папки согласно номенклатуре дел. Тогда распределение происходит по родству и общему признаку:

  • вопросно-предметному (подразумевает объединение в папку различной документации по одному проекту, сделке, виду деятельности);
  • корреспондентскому (группировка информационных носителей по наименованию контрагента);
  • экспертному (деление документации на группы по времени, в течение которого необходимо обеспечить ее сохранность);
  • географическому (группировка корреспонденции по месту расположения контрагента).

Номенклатура дел является единственным способом учета данных в делопроизводстве. Бумаги, по которым операции завершены, комплектуют в дела, подлежащие индексации. Номенклатурная систематизация максимально охватывает массив данных какого-либо вида деятельности. Благодаря этому обеспечивается быстрый доступ к любому документу.

Номенклатуру дел на последующий год разрабатывают в последнем квартале предыдущего года. После утверждения на высшем уровне она становится руководством к действию.

Архивная классификация

Представляет собой объединение бумаг в отдельные группы по немного иным критериям:

  • тематическому (пакеты документации распределяются по темам);
  • предметному (внутри одной темы бумаги сортируют по предметам);
  • авторскому (корреспонденцию собирают по имени автора или названию творческой группы);
  • номинальному (группировка по типу управленческой документации: протоколы, распоряжения, соглашения и акты комплектуют отдельно);
  • хронологическому (распределение по дате создания и длительности хранения).

Систематизацию документов проводят поэтапно: первоначально собирают документацию по определённым признакам, например, регистрация входящей документации. По мере сбора информации классифицируют в отдельные группы (по теме, авторству и т.д.). Это значительно повышает эффективность проделанной работы и ограждает информацию от утечки.

Деловая индексация

Присвоение делу индекса или шифра является ещё одним методом систематизации, который широко используется при архивации информационных носителей. Шифр представляет собой комбинацию арабских чисел. К примеру, если это «10-35», то число 10 обозначает структурное подразделение, которое занимает тридцать пятую позицию в номенклатуре.

Привлечение сторонней организации к выполнению работ по систематизации

Систематизация – это трудоемкий процесс, требующий сосредоточенности, ответственности и приложения немалых усилий. Не так легко все разложить по полочкам, если давно ничего не предпринималось для наведения порядка в документации.

Поэтому если у вас завал с бумагами и грядет проверка, то это значит, что наступил момент, когда наведение порядка в документах становится острой необходимостью. Тогда за помощью лучше всего обратиться к профессионалам, которые досконально знают свою работу и выполняют ее в кратчайшие сроки.

Архивная компания БизАрхив оказывает услуги по систематизации. В процессе работы бумаги сортируются и маркируются, составляются подробные описи, благодаря чему подготовленную документацию можно смело передавать на хранение в архив. Дополнительно специалисты компании могут отсканировать бумажные носители для хранения их в электронном виде, что упрощает поиск информации и работу с ней.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Систематизация документов
Коммерческая
организация

50 - Систематизация документов
Госкомпания

51 - Систематизация документов
Производственная
организация

52 - Систематизация документов
IT- компания

53 - Систематизация документов
Крупный
ритейлер

54 - Систематизация документов
Банк

55 - Систематизация документов
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7