Сканирование архива

Предварительная стоимость на отдельные услуги по переводу документов в электронный вид.

Ниже представлена таблица с примерной стоимость сканирования архивных документов от нашей компании в Москве:

Итоговый расчет стоимости услуг по сканированию архивных документов для каждого клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих сканированию архивных документов на промышленных сканерах в объеме более 100 000 страниц действуют особые условия сотрудничества.

Как сканирование архива сделать быстро и качественно?

Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтоб отсканировать несколько договоров. Да, это действительно так. Однако ситуация меняется в корне, когда необходимо отсканировать целый архив, десятки пачек сшитых документов. И тут возникают вопросы: как сделать это быстро, грамотно и недорого? Сканировать самим или искать подрядчика на выполнение работ по сканированию документов в большом объеме? Кому можно доверить свои документы? Именно для решения таких проблем наша компания «БизАрхив» предлагает вам услуги по сканированию архивных документов в Москве.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ТРЕБУЕТСЯ СКАНИРОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРОМЫШЛЕННЫХ СКАНЕРАХ?

Согласно российскому законодательству, при правильно поставленном документообороте на предприятии документы за прошедшие периоды находятся в архиве. Для того, чтобы найти там какую-либо информацию, необходимо пройтись перелистать не одну папку сшитых документов.

Куда проще это сделать при наличии электронного архива: достаточно в поле для ввода поисковой информации сделать запрос, и на экране дисплея отразится искомый документ, с которым удобно работать. Поэтому руководители предприятий все чаще задумываются о создании электронного архива.

Как происходит процесс сканирования архива?

Сканирование архива начинается с подготовительных работ. На начальном этапе происходит оценка имеющихся в архиве документов на актуальность. Подшитые документы расшивают. Экземпляры с истекшими сроками хранения извлекают и уничтожают, что подтверждается составлением соответствующих документов.

Документацию, подлежащую дальнейшему хранению, систематизируют по типу, сроку и другим параметрам. Затем приступают к самому процессу сканирования. Важна квалификация оператора, который должен видеть особое состояние документа и уметь быстро перенастраивать оборудование. В противном случае на выходе могут получиться некачественные электронные образы, и работы по сканированию архива тогда затянутся.

Полученные сканкопии визуально сверяют с данными исходников на наличие дефектов. С помощью соответствующих программ вносят корректировки и устраняют ошибки.

Затем электронные версии индексируются по выбранным полям (номеру, дате, наименованию и реквизитам контрагента, сумме и др.), что значительно ускоряет поиск требуемого документа.

По назначенным критериям выстраивают иерархическую структуру и составляют единый каталог. Полученную базу данных вводят в уже существующий электронный архив предприятия или создают новый.

Сканировать архив самим или доверить профессионалам?

Трудоемкий цикл подготовительных работ (разброшюровка, раскладка листов в стопки, маркировка стопок и листов) выполняется вручную. Быстро с такой задачей могут справиться работники с соответствующими навыками.

Для качественного сканирования архивных документов на промышленных сканерах в текущем режиме достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. Для оцифровки большого объема материалов, ветхих документов требуется наличие опытных специалистов, способных быстро перенастраивать оборудование и отслеживать в режиме реального времени качество оригиналов и электронных копий. Для создания электронного архива и внесения правок требуется соответствующее программное обеспечение.

Для малой по документообороту организации, сканирование бумажных носителей не является трудоемкой задачей, если она имеет подходящий сканер, соответствующее программное обеспечение и опытного специалиста. В противном случае придется хорошенько потратиться на закупку оборудования и подготовку кадров. Если привлечь стороннюю организацию, то удастся сэкономить.

Архивная компания «БизАрхив» обладает всеми ресурсами и имеет немалый опыт работы в области сканирования документов в Москве. Выполняет работы не только в цехе сканирования, но и на территории, клиента. При этом соблюдает все нормативы законодательной базы РФ. Имеет специально оборудованные под хранение документов помещения. Это надежный партнер, которому можно доверить свои документы не только на сканирование, но и на хранение.

При большом объеме документации, когда штатные сотрудники не справляются, привлечение профильной компании – единственный выход в сложившейся ситуации. Такое решение позволит быстро справиться с поставленной задачей, выполнив задачу качественно и в срок.