График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
11 - Сканирование архива

Сканирование архива

Хлебные крошки
Главная>Сканирование документов>Сканирование архива
обратная связь




Сканирование архива

Оперативная оцифровка документов всех форматов, создание страхового фонда пользования организации.
Архивная компания БизАрхив:

– детально изучит ваши потребности, бесплатно подготовит подробное  техническое задание;

– по вашему требованию проведет пилотное сканирование каждой группы документов , продемонстрирует качество результатов;

– осуществит сканирование прошитых  документов, а также тех, которые расшить запрещено;

– имеем в наличии все необходимые сканеры, лицензионные программные продукты и трудовые ресурсы;

– осуществит контекстное распознавание документов, создание поисковых баз, загрузку результатов сканирования и индексации в вашу систему электронный архив;

– в случае необходимости предоставит вам собственную систему электронный архив, в том числе в виде облачного решения.

заказать

Как сканирование архива сделать быстро и качественно?

Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтоб отсканировать несколько договоров. Да, это действительно так. Однако ситуация меняется в корне, когда необходимо отсканировать целый архив, десятки пачек сшитых документов. И тут возникает ряд вопросов: как сделать это быстро, грамотно и недорого? Сканировать самим или искать подрядчика на выполнение работ по сканированию в большом объеме? Кому можно доверить свои документы?

В каких случаях требуется сканирование архива?

Согласно российскому законодательству, при правильно поставленном документообороте на предприятии документы за прошедшие периоды находятся в архиве. Для того, чтобы найти там какую-либо информацию, необходимо пройтись ножками и перелистать не одну папку сшитых документов.

Куда проще это сделать при наличии электронного архива: достаточно в поле для ввода поисковой информации сделать запрос, и на экране дисплея отразится искомый документ, с которым удобно работать. Поэтому руководители предприятий все чаще задумываются о создании электронного архива.

Как происходит процесс сканирования архива?

Сканирование архива начинается с подготовительных работ. На начальном этапе происходит оценка имеющихся в архиве документов на актуальность. Подшитые документы расшивают. Экземпляры с истекшими сроками хранения извлекают и уничтожают, что подтверждается составлением соответствующих документов.

Документацию, подлежащую дальнейшему хранению, систематизируют по типу, сроку и другим параметрам. Затем приступают к самому процессу сканирования. Важна квалификация оператора, который должен видеть особое состояние документа и уметь быстро перенастраивать оборудование. В противном случае на выходе могут получиться некачественные электронные образы, и работы по сканированию архива тогда затянутся.

Полученные сканкопии визуально сверяют с данными исходников на наличие дефектов. С помощью соответствующих программ вносят корректировки и устраняют ошибки.

Затем электронные версии индексируются по выбранным полям (номеру, дате, наименованию и реквизитам контрагента, сумме и др.), что значительно ускоряет поиск требуемого документа.

По назначенным критериям выстраивают иерархическую структуру и составляют единый каталог. Полученную базу данных вводят в уже существующий электронный архив предприятия или создают новый.

Сканировать архив самим или доверить профессионалам?

Трудоемкий цикл подготовительных работ (разброшюровка, раскладка листов в стопки, маркировка стопок и листов) выполняется вручную. Быстро с такой задачей могут справиться работники с соответствующими навыками.

Для качественного сканирования в текущем режиме достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. Для оцифровки большого объема материалов, ветхих документов требуется наличие опытных специалистов, способных быстро перенастраивать оборудование и отслеживать в режиме реального времени качество оригиналов и электронных копий. Для создания электронного архива и внесения правок требуется соответствующее программное обеспечение.

Для малой по документообороту организации сканирование бумажных носителей не является трудоемкой задачей, если она имеет подходящий сканер, соответствующее программное обеспечение и опытного специалиста. В противном случае придется хорошенько потратиться на закупку оборудования и подготовку кадров. Если привлечь стороннюю организацию, то удастся сэкономить.

Архивная компания БизАрхив обладает всеми ресурсами и имеет немалый опыт работы в области сканирования. Выполняет работы не только в цехе сканирования, но и на территории клиента. При этом соблюдает все нормативы законодательной базы РФ. Имеет специально оборудованные под хранение документов помещения. Это надежный партнер, которому можно доверить свои документы не только на сканирование, но и на хранение.

При большом объеме документации, когда штатные сотрудники не справляются, привлечение профильной компании – единственный выход в сложившейся ситуации. Такое решение позволит быстро справиться с поставленной задачей, выполнив задачу качественно и в срок.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Сканирование архива
Коммерческая
организация

50 - Сканирование архива
Госкомпания

51 - Сканирование архива
Производственная
организация

52 - Сканирование архива
IT- компания

53 - Сканирование архива
Крупный
ритейлер

54 - Сканирование архива
Банк

55 - Сканирование архива
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7