Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
11 - Сканирование архива

Сканирование архива

Хлебные крошки
Главная>Сканирование документов>Сканирование архива
обратная связь




Сканирование архива

Оперативная оцифровка документов всех форматов, создание страхового фонда пользования организации.
Архивная компания БизАрхив:

– детально изучит ваши потребности, бесплатно подготовит подробное  техническое задание;

– по вашему требованию проведет пилотное сканирование каждой группы документов , продемонстрирует качество результатов;

– осуществит сканирование прошитых  документов, а также тех, которые расшить запрещено;

– имеем в наличии все необходимые сканеры, лицензионные программные продукты и трудовые ресурсы;

– осуществит контекстное распознавание документов, создание поисковых баз, загрузку результатов сканирования и индексации в вашу систему электронный архив;

– в случае необходимости предоставит вам собственную систему электронный архив, в том числе в виде облачного решения.

заказать

Предварительная стоимость на отдельные услуги по переводу документов в электронный вид.

Название услуги

Единица услуги

Ориентировочная стоимость

Подготовка к сканированию

лист

от 0,6 руб.

Сканирование расшитых документов 

страница

от 0,98 руб.

Сканирование сшитых документов

страница

от 2,5 руб.

Индексация документов

параметр

от 2 руб.

стоимость зависит от количества символов при индексации

Контекстное распознавание

страница

от 1 руб.

Проверка комплектности или наличия ошибок в документах

страница

от 1,5 руб.

Формирование PDF

документ

от 0,20 руб.

Запись на внешний носитель информации

носитель информации

от 700 руб.

Итоговый расчет стоимости услуг для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных выше. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих сканированию объеме более 100 000 страниц действуют особые условия сотрудничества .

Как сканирование архива сделать быстро и качественно?

Казалось бы, нет ничего сложного в том, чтоб отсканировать несколько договоров. Да, это действительно так. Однако ситуация меняется в корне, когда необходимо отсканировать целый архив, десятки пачек сшитых документов. И тут возникает ряд вопросов: как сделать это быстро, грамотно и недорого? Сканировать самим или искать подрядчика на выполнение работ по сканированию в большом объеме? Кому можно доверить свои документы?

В каких случаях требуется сканирование архива?

Согласно российскому законодательству, при правильно поставленном документообороте на предприятии документы за прошедшие периоды находятся в архиве. Для того, чтобы найти там какую-либо информацию, необходимо пройтись ножками и перелистать не одну папку сшитых документов.

Куда проще это сделать при наличии электронного архива: достаточно в поле для ввода поисковой информации сделать запрос, и на экране дисплея отразится искомый документ, с которым удобно работать. Поэтому руководители предприятий все чаще задумываются о создании электронного архива.

Как происходит процесс сканирования архива?

Сканирование архива начинается с подготовительных работ. На начальном этапе происходит оценка имеющихся в архиве документов на актуальность. Подшитые документы расшивают. Экземпляры с истекшими сроками хранения извлекают и уничтожают, что подтверждается составлением соответствующих документов.

Документацию, подлежащую дальнейшему хранению, систематизируют по типу, сроку и другим параметрам. Затем приступают к самому процессу сканирования. Важна квалификация оператора, который должен видеть особое состояние документа и уметь быстро перенастраивать оборудование. В противном случае на выходе могут получиться некачественные электронные образы, и работы по сканированию архива тогда затянутся.

Полученные сканкопии визуально сверяют с данными исходников на наличие дефектов. С помощью соответствующих программ вносят корректировки и устраняют ошибки.

Затем электронные версии индексируются по выбранным полям (номеру, дате, наименованию и реквизитам контрагента, сумме и др.), что значительно ускоряет поиск требуемого документа.

По назначенным критериям выстраивают иерархическую структуру и составляют единый каталог. Полученную базу данных вводят в уже существующий электронный архив предприятия или создают новый.

Сканировать архив самим или доверить профессионалам?

Трудоемкий цикл подготовительных работ (разброшюровка, раскладка листов в стопки, маркировка стопок и листов) выполняется вручную. Быстро с такой задачей могут справиться работники с соответствующими навыками.

Для качественного сканирования в текущем режиме достаточно иметь хотя бы один профессиональный сканер. Для оцифровки большого объема материалов, ветхих документов требуется наличие опытных специалистов, способных быстро перенастраивать оборудование и отслеживать в режиме реального времени качество оригиналов и электронных копий. Для создания электронного архива и внесения правок требуется соответствующее программное обеспечение.

Для малой по документообороту организации сканирование бумажных носителей не является трудоемкой задачей, если она имеет подходящий сканер, соответствующее программное обеспечение и опытного специалиста. В противном случае придется хорошенько потратиться на закупку оборудования и подготовку кадров. Если привлечь стороннюю организацию, то удастся сэкономить.

Архивная компания БизАрхив обладает всеми ресурсами и имеет немалый опыт работы в области сканирования. Выполняет работы не только в цехе сканирования, но и на территории клиента. При этом соблюдает все нормативы законодательной базы РФ. Имеет специально оборудованные под хранение документов помещения. Это надежный партнер, которому можно доверить свои документы не только на сканирование, но и на хранение.

При большом объеме документации, когда штатные сотрудники не справляются, привлечение профильной компании – единственный выход в сложившейся ситуации. Такое решение позволит быстро справиться с поставленной задачей, выполнив задачу качественно и в срок.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Сканирование архива
Коммерческая
организация

50 - Сканирование архива
Госкомпания

51 - Сканирование архива
Производственная
организация

52 - Сканирование архива
IT- компания

53 - Сканирование архива
Крупный
ритейлер

54 - Сканирование архива
Банк

55 - Сканирование архива
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7