График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
10 - Ответственное хранение документов

Ответственное хранение документов

Хлебные крошки
Главная>Хранение документов>Ответственное хранение документов
обратная связь




Ответственное хранение документов

Бережное отношение и особый учет к каждой переданной на хранение коробке, папке, документу.
Архивная компания БизАрхив:

– оказывает профессиональные услуги по ответственному хранению документов в надежных архивных хранилищах;

– предоставляет полный комплекс услуг: от подготовки к хранению до уничтожения потерявших актуальность документов;

– в архивных хранилищах осуществляет круглосуточную охрану, ведет видеонаблюдение;

– оперативно осуществит все необходимые комплексы работ по подготовке документов к хранению на вашей территории;

– своевременно исполнит запросы на доставку и вывоз документов, а также предоставление их электронных копий по вашим запросам;

заказать

– предложит выгодные цены и широкий перечень сопутствующих услуг.

Одной из ключевых составляющих законной и успешной деятельности компании является грамотно организованный документооборот.

Если бумаг накопилось много, возможна утрата важной информации, возникает бюрократическая путаница, что может обернуться серьезными проблемами в дальнейшем.

Чтобы не допустить этого, можно воспользоваться услугой ответственное хранение документов.

Архивная компания БизАрхив имеет успешный многолетний опыт в сфере систематизации, хранения информации с соблюдением норм действующего законодательства, и учета документов.

Ответственное хранение документов организации

Процесс хранения документов достаточно емкий и кропотливый. Неправильная организация хранения документации влечет наложение штрафов и санкций, предусмотренных на законодательном уровне.

Важно организовать архив правильно и рационально, чтобы в любой момент предприниматель имел доступ к бумагам, для этого должным образом должны быть сформированы дела, создана номенклатура.

Основные этапы работы с документами

  • экспертиза ценности. Прежде чем документ будет помещен в архив проводят его экспертизу ценности. Это позволяет определить сроки хранения бумаг;
  • систематизация принятых в архив документов. Формирование дел, создание номенклатуры позволяет избежать хаоса в бумагах, обеспечивает удобство пользования архивом;
  • сканирование. В случае, если документ слишком ветхий или есть риск утраты фрагмента, с целью сохранения информации его лучше отсканировать и перевести в цифровой вид для хранения на электронном носителе;
  • распределение по специальным коробам, маркированными штрих кодами;
  • уничтожение. После того, как срок хранения бумаг истекает, их можно уничтожить Для этого создается специальная комиссия и составляются соответствующие акты с описью.

Как формируются дела

Одним из важнейших этапов передачи документов на ответственное хранение является формирование материалов по признаку информационной принадлежности в дела.

Дела формируются в три этапа:

Сортировка и группировка дел в зависимости от номенклатурной специфики.

Создание дела. Как правило, в рамках одного дела хранятся материалы календарного года. При этом складываются документы по принципу более ранние внизу и дальше по возрастанию. Документы с непродолжительными сроками хранения подшиваются в папки-скоросшиватели. Материалы долгосрочного хранения определяются в папки на шнурках.

Оформление обложки. Официально заведенным дело считается с момента прикрепления первого документа. Важно сразу же оформить обложку.

На обложке указываются наименование организации, контакты ответственного лица, количество листов, содержащихся в деле, сроки хранения и прочие пометки на усмотрение архивариуса.

Копии и дубликаты в дела подшиваться не должны, поэтому перед формированием дела документы необходимо тщательно отсортировать.

Создание номенклатуры

Этот этап позволят четко систематизировать данные о делах, что позволяет максимально быстро и комфортно найти понадобившийся документ.

Номенклатура представляет собой перечень дел, сроки хранения, уровень конфиденциальности документов, носитель информации (бумажный или электронный).

Преимущества ответственного хранения документов

  • Экономия квадратных метров офиса. Бумаги занимают достаточно много места, приходится выделять немалые площади. К помещениям, где хранятся бумаги, предъявляются довольно жесткие требования (температурный режим, уровень влажности, наличие пожарной, охранной сигнализации, системы видеонаблюдения).
  • Экономия людских ресурсов. Вам не придется отвлекать сотрудников от выполнения основных должностных обязанностей. А также отпадет необходимость нанимать отдельного работника для ведения архива.
  • Защита документов от ошибок персонала. Непрофессиональное хранение документации неизбежно сопряжено с ошибками сотрудников, что влечет за собой утрату документов, несоблюдение сроков хранения, а иногда и доступ к информации третьих лиц, в том числе и конкурентов.
  • Сохранность и конфиденциальность информации. В соответствии с требованиями Росархива мы поддерживаем в помещениях оптимальные условия, чтобы документация хранилась как можно дольше. Наше хранилище отвечает всем нормам и правилам, что не только предупреждает утрату документов, но и гарантирует сохранность информации и полностью исключает возможность доступа к ней посторонних лиц. Наши сотрудники регулярно проводят уборку помещений, что предотвращает появление пыли и плесени, а также исключат набеги грызунов и насекомых, способных нанести вред материалам.
  • Строгий контроль за сроками хранения и своевременное уничтожение бумаг. Наши специалисты следят за сроками хранения, по истечению которых бумаги уничтожаются с соблюдением требований законодательства.
  • Комфортное сотрудничество. Мы оказываем комплексные услуги. То есть не только по хранению документации, но, в том числе и по подготовке передачи материалов в архив, а также осуществляем погрузочные, разгрузочные работы, транспортировку документов.

Почему нас выбирают

Мы имеем многолетний опыт и безупречную репутацию. Наши клиенты обращаются к нам снова и снова, рекомендуют нашу компанию своим знакомым.

Мы работаем с полным соблюдением законодательства, отслеживаем происходящие в нем изменения, следим за нововведениями.

Постоянно повышаем квалификацию своих сотрудников и совершенствуемся.

С нами надежно!

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Ответственное хранение документов
Коммерческая
организация

50 - Ответственное хранение документов
Госкомпания

51 - Ответственное хранение документов
Производственная
организация

52 - Ответственное хранение документов
IT- компания

53 - Ответственное хранение документов
Крупный
ритейлер

54 - Ответственное хранение документов
Банк

55 - Ответственное хранение документов
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7