График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
Шапка сайта
График работы:
Пн – Пт: с 9-00 до 18-00
ВАША АРХИВНАЯ СЛУЖБА
Архивная обработка, хранение, оцифровка
и уничтожении документов
5 - Архив бухгалтерских документов

Архив бухгалтерских документов

Хлебные крошки
Главная>Архивные услуги>Архив бухгалтерских документов
обратная связь




Архив бухгалтерских документов

Отбор документов на уничтожение, методики эффективного хранения и использования информационных носителей.
Архивная компания БизАрхив:

– бесплатно окажет  консультацию, даст рекомендации по созданию эффективного архива вашей бухгалтерии;

– подготовит детальное предложение по необходимым видам услуг и их стоимости;

– осуществит весь комплекс архивных услуг: разработает топографию мест хранения, расставит дела в архиве по хронологии, сформирует из россыпи, составит опись, акт приема-передачи дел, осуществит переплет, сканирование документов и т.д.;

– проведет отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, составит акт;

– проведет архивную обработку документов по заработной плате работников в соответствии с требованиями госархива;

– выполнит работы оперативно, предоставит скидки за объем.

заказать

Деятельность бухгалтерии неразрывно связана с созданием, обработкой многочисленных документов: приходных и расходных, кассовых, платежных. Они могут потребоваться в дальнейшем для подтверждения понесенных расходов.

Что нужно знать при формировании архива бухгалтерских документов

Еще больше ситуация усложняется, если речь идет об отчетности или кадровых документах. Так, бухгалтерские балансы надлежит хранить постоянно, а личные дела сотрудников — не менее 75 лет.

При этом не все бухгалтерии располагают достаточными площадями для установки бесконечных папок и ящиков с накладными, счетами-фактурами, кадровыми приказами. Возникает потребность в создании собственного архива бухгалтерских документов либо в передаче их на хранение в специализированную компанию. В любом случае важно тщательно подготовить бумаги к размещению в хранилище.

Какие документы необходимо учитывать при создании архива

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов определяются следующими нормативными актами:

  •  НК РФ;
  •  Федеральный закон 402-ФЗ от 06.12.2011 года «О ведении бухучета»;
  •  Приказ Минкульта РФ №558 от 25.08.2010 года. В данном документе необходимо обращать внимание на разделы 4, 7 и 8 перечня документов.

Данные законодательные акты регламентируют хранение всех типов документов, включая переписку с контролирующими инстанциями, табели учета рабочего времени, реестры сведений о доходах физлиц и т. д.

Как формировать архив бухгалтерских документов

В идеальном варианте сотрудники бухгалтерии по окончании каждого года готовят документы для передачи в архив. Процедура предполагает предварительное оформление с учетом определенных правил.

Основные этапы архивирования:

  •  Обработка, сортировка, отделение дублирующих бланков, черновиков.
  •  Систематизация. Накладные, приказы собираются в пачки с учетом хронологии.
  •  Сшивка с последующей нумерацией листов. Сшивы закрепляются печатью организации и подписью ответственного лица. Из документов предварительно удаляются скобы от степлера.
  •  Составление описи. Бухгалтерские или кадровые документы в течение определенного времени могут потребоваться для проверки, сверки с контрагентами. Чтобы не перебирать все пачки в поисках нужной накладной, следует составить подробную опись. В ней указывают содержимое каждой пачки, временной интервал, к которому она относится, количество листов в сшиве. Еще один важный атрибут — архивный шифр.
  •  Формирование заверительной надписи. В ней перечисляются особенности пачки (при наличии). Это относится к конвертам, чертежам, отсутствующим документам. Дополнительно проставляется дата формирования пачки, количество листов, подпись составителя. Если в течение срока хранения содержимое пакета меняется, добавляются или изымаются документы, вместо оригиналов вставляются копии, информация обо всех действиях вносится в заверительную надпись.
  •  Каталогизация. Этот этап завершает архивирование бухдокументов. Все сшивы, пачки передаются на постоянное размещение с учетом типа, сроков хранения, предусмотренных законодательно.

Как упростить процедуру архивирования

Все описанные ранее шаги требуют достаточно времени на реализацию, которым бухгалтеры в большинстве своем не располагают. Они не могут выделить несколько дней или недель на разбор и упорядочение тысяч документов.

Поможет в такой ситуации архивная компания БизАрхив. Ее сотрудники — профессионалы в создании и ведении архивов. При этом любой документ может быть получен по первому требованию налогового инспектора или при наличии запроса из ПФР.

Дополнительно компания оказывает услуги по оцифровке переплету, утилизации документов. Получить подробную информацию можно на сайте или по указанным номерам телефонов.

узнать стоимость
наши кейсы
49 - Архив бухгалтерских документов
Коммерческая
организация

50 - Архив бухгалтерских документов
Госкомпания

51 - Архив бухгалтерских документов
Производственная
организация

52 - Архив бухгалтерских документов
IT- компания

53 - Архив бухгалтерских документов
Крупный
ритейлер

54 - Архив бухгалтерских документов
Банк

55 - Архив бухгалтерских документов
ИП

задать вопрос
Previous Next
Close
Test Caption
Test Description goes like this
7 7 7 7 7 7 7 7 7 7