Архивирование документов в организации

АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МОСКВЕ С БИЗАРХИВ, ЭТО – ИДЕАЛЬНЫЙ ПОРЯДОК В ДЕЛАХ

Функционирование любой компании связано с необходимостью подготовки и хранения большого количества документов. Они могут касаться специфики выбранного режима налогообложения, сотрудничества с партнерами, штата существующих или найма новых работников и т.д. Чтобы каждый уполномоченный сотрудник имел доступ к конкретному документу и без труда мог найти его, важна грамотная организация структурированного хранения документации. С этой целью организуется передача дел на архивное хранение.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО АРХИВИРОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Расчет стоимости услуг по архивации документов для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок действуют особые условия сотрудничества .

Архивированию подлежат любые документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам. Некоторые из них должны храниться в архиве компании до 75 лет. Основной документ, регулирующий создание архивов и особенности их работы — ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения регламентируют работу не только архивов, как самостоятельных организаций, но и касаются архивов внутри компаний.

Компания «БизАрхив» предлагает широкий спектр услуг по архивной обработке и хранению документации. Наши специалисты проведут все работы по сортировке дел и передаче их в архив, помогут в оцифровке бумаг и создании максимально удобной системы электронного архива.

Понятие архива организации 

Под архивом понимается организация или структурное подразделение организации, в обязанности которого входит комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. Чаще всего архив создается в компаниях со значительным документооборотом. Законодательством РФ допускается возложение трудовых обязанностей хранения, комплектования и учета архивных документов на конкретного сотрудника. 

В обязательном порядке архивы создаются для субъектов:

• государственных структур;

• органов местного самоуправления городских округов, муниципальных и внутригородских районов;

• организаций (в случае, когда эта обязанность регламентируется законами или нормативными документами).

Право на создание архивов есть также у негосударственных организаций и граждан. 

Выделяют три типа собственности на архивные документы:

1. Государственная.Документы, причисленные к федеральной собственности, а также документы, подлежащие передаче в государственные архивы, хранящиеся в библиотеках, федеральных музеях и пр.

2. Муниципальная. Документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Документация, хранящаяся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках.

3. Частная. Документы негосударственных организаций, общественных объединений, а также документы, созданные или приобретенные частными лицами.

Независимо от формы собственности архивной документации учреждения и граждане обязаны обеспечивать ее сохранность на протяжении установленных сроков хранения.

Цель создания архива

Процесс оформления дел на архивное хранение позволяет оптимизировать всю имеющуюся документацию предприятия, а также обеспечить ее сохранность. Наличие хорошо подготовленного, структурированного архива дает возможность сотруднику организации найти документы, относящиеся к персоналу, сотрудничеству с контрагентами, различным приказам и пр. 

С переходом на электронный формат работы все больше компаний предпочитают вести цифровой документооборот, помещая необходимую информацию о деятельности предприятия в компьютер. В этом случае формируется цифровая версия архива. Но важно учитывать, что такой формат документа имеет юридическую силу только при условии, что он изначально создавался и подписывался в электронном виде. Сканы бумажных документов не заменяют бумажные оригиналы. Поэтому практику электронного хранения образов документации можно расценивать только как дополнение к стандартной процедуре архивирования.

Правила архивирования документации

Порядок создания архива регулируется положениями Федерального закона № 125. Чаще всего в небольших компаниях обязанности по ведению архива возлагаются на секретаря организации. В крупных организациях для этого чаще предусмотрена отдельная должность.

Работник, назначенный обеспечивать сохранность документов при архивном хранении, должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться во всех нюансах хранения различной документации, в том числе — сроках ее хранения. Документы, касающиеся личного состава, должны храниться в организации не менее 50 лет (для дел, созданных после 2003 года) и не менее 75 лет (для документов, сформированных до 2003 года).

При передаче документов на архивное хранение должны учитываться следующие правила:

• документы должны поступать из подразделений по описи и в упорядоченном виде;

• при подшивке бумаг в дело конкретного работника важно следить за соблюдением методических указаний, чтобы в дальнейшем можно было легко найти требуемый документ;

• каждый отдел компании обязуется передавать бумаги ответственному лицу на хранение в сроки, установленные законодательством;

• в случае нарушения распорядка передачи документации в архив должностное лицо обязано известить о данном факте руководителя компании, указав причины нарушения графика.

От того, насколько четко будут соблюдаться данные правила, зависит грамотность и точность составления архива. 

Порядок проведения процедуры

Порядок подготовки и передачи дел в архив на хранение одинаков для всех организаций, но каждая компания может вносить свои корректировки в зависимости от специфики деятельности. Процедура передачи дел в архив организации осуществляется в несколько этапов:

1. Подготовительный. В процессе подготовки дел к передаче в архив выделяются особенности каждого документа — его содержание, целостность и срок хранения. Так, при визуальном осмотре выявляется, какие действия с ним нужно произвести, подлежит ли он дальнейшему хранению, требуются ли внесение каких-либо дополнений в его оформление, оценивается приблизительный объем работы.

2. Сортировочный. Производится дифференциация дел на те, что могут быть уничтожены в законном порядке, как не представляющие ценности, и те, с которыми предстоит работать в дальнейшем.

3. Корректировочный. Действия, направленные на систематизацию документов, позволяющую легко найти требуемые бумаги среди общего объема документации.

4. Систематизация. Документы систематизируют, формируются и сшивают в зависимости от их типа и срока хранения — управленческие, бухгалтерские, кадровые и т.п. Бумаги, которые невозможно причислить ни к одному из указанных типов, объединяются и относятся к отдельным типам. На сшиве ставится печать фирмы или учреждения, а также подпись уполномоченного сотрудника.

5. Составление описи. Указывается, какие документы находятся в каждой отдельной папке.

6. Сдача дел в архив.

Весь процесс курируется и реализуется лицом, наделенным полномочиями руководителем организации. В случае некорректной подготовки дел для передачи на архивное хранение или утери документов ответственность лежит на уполномоченном лице. 

Как формируется дело

Под формированием дела понимается группировка всех документов в соответствии с номенклатурой и дальнейшая их систематизация. Процедура проводится службой делопроизводства компании. Формируя дело, важно учитывать несколько правил:

• документы, помещенные в дело, должны соответствовать по содержанию заголовку дела;

• запрещается помещать в дело черновые варианты документов, а также бумаги, подлежащие возврату;

• документы временного и постоянного хранения должны быть помещены в отдельные дела;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с существующими нормативными актами;

• в папку помещается по одному экземпляру каждого документа;

• объем дела не должен превышать 250 листов (при толщине листа 4 см).

Внутри дела документы могут располагаться:

• по алфавиту фамилий;

• в хронологическом порядке — согласно датам поступления или отправки;

• по порядку регистрационных номеров;

• по типам форм отчетных документов.

Дополнения и приложения прикрепляются к соответствующим им документам. Если объем приложений превышает 250 листов они помещаются в отдельный том. 

Составление номенклатуры

В компаниях с большим документооборотом при оформлении дел в архив обязательно составляется их номенклатура. С ее помощью в дальнейшем легко найти необходимую папку среди общей массы бумаг.

При составлении номенклатуры указываются следующие сведения:

• индекс дела — представляет собой индивидуальный номер, первая часть которого соответствует коду отдела, из которого были получены документы;

• заголовок — наименование дела;

• число единиц хранения (количество бумаг, содержащихся в папке);

• срок хранения документов со ссылкой на нормативный акт, устанавливающий его;

• примечания — оставляются уполномоченным лицом, содержат дополнительную информацию о деле (наличие электронной версии, внесенные изменения и пр.).

Ряд документов (планы реконструкции, планы рекламных кампаний и т.д.) часто могут иметь только электронный формат. В этом случае соответствующая пометка также ставится в пункт «примечаний».

Положением об архиве фирмы также может быть предусмотрено, что все работы по подготовке дел к передаче в архив, включая систематизацию, составление описи и номенклатуры папки, проводятся сотрудниками подразделений. Сотрудники архива в данном случае лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют корректность их составления, при необходимости сканируют или копируют отдельные элементы дел. Далее документы либо отправляются на доработку, либо принимаются к сшиву. В завершении составляется акт с подписью о том, что документы переданы на хранение в архив.

Требования к архивохранилищу

Документооборот любой компании должен подчиняться основным требованиям законодательства, регулирующим основные требования архивирования документов. Хранилища крупных компаний с большим документооборотом чаще всего представлены в виде отдельных помещений, с ограниченным доступом для сотрудников или посторонних лиц. При создании такого помещения важно учитывать несколько требований:

• обязательная изоляция от других отделов компании;

• наличие системы вентиляции, пожарной и охранной сигнализации;

• соблюдение необходимого температурного и светового режимов;

• установка специальных стеллажей (желательно металлических) для хранения бумаг;

• расстояние между стеллажами должно составлять не менее 75 см;

• дополнительно устанавливаются сейфы для хранения наиболее ценной документации.

Размер помещения, а также габариты стеллажей, рассчитываются из объемов документации, передаваемой на хранение. Если хранилище предусматривает наличие магнитных носителей информации, важно озаботиться соответствующими местами их размещения, где они будут изолированы от электромагнитного и магнитного воздействия окружающей среды. 

Также необходимо соблюдать в архивном помещении соответствующий санитарно-гигиенический режим. Важно обеспечить беспрерывную циркуляцию воздуха, чтобы исключить риск возникновения грибка и плесени. Должна проводиться регулярная влажная уборка помещения. Минимум раз в год следует обеспыливать коробки с документами, полки стеллажей и шкафов. Полы, плинтусы, цокольные части стеллажей необходимо регулярно обрабатывать антисептическими растворами. 

Дважды в год помещения архивохранилищ и находящиеся в них документы проверяются на предмет появления насекомых и плесени. Чаще всего эта процедура проводится вначале и в конце отопительного сезона. В случае обнаружения биологических вредителей, необходимо принять срочные меры по их устранению, в том числе путем задействования специальных служб. Все работы по поддержанию санитарно-гигиенических норм фиксируются в журнале. 

Как передать документы на хранение в архив

Передача документов в архив производится только после грамотной их обработки. Чтобы не допустить ошибки, следует придерживаться следующего плана действий:

1. Убедиться, что подлежащая архивированию документация окончена делопроизводством.

2. Произвести сверку наличия всех дел и документов входящих в их состав. 

3. Провести экспертизу документов для подтверждения их ценности и установления сроков хранения.

4. Составить внутренние и сводные описи, подготовить все заверительные записи.

5. Провести сшивку, а при необходимости, и переплет передаваемых дел. 

Документы с разными сроками хранения и видовой принадлежности должны включаться в разные итоговые дела. Это позволит избежать путаницы в дальнейшем, когда встанет вопрос об уничтожении дел в связи с истечением их срока годности.

Архивирование без архива

Нередко бывает, что небольшие организации или компании не имеют возможности содержать полноценный архив — выделять помещение, нанимать сотрудников. В этом случае все обязанности по архивированию ложатся на плечи одного сотрудника. Чаще всего эту функцию выполняет секретарь организации. В отличие от профильных специалистов архивного дела, сотрудник на такой должности может быть не знаком с многообразием нормативных документов, касающихся архивирования.

Поэтому в ряде случаев целесообразно привлечь сторонние организации, которые специализируются на архивировании документов:

• наличие очень большого объема документации, переработка и подготовка которой силами работников компании без отрыва от производства невозможна;

• передача документов на хранение в госархив, что сопряжено с необходимостью привлечения специалистов с более высокой компетентностью;

• создание электронного архива — сопряжено с необходимостью обработки большого количества информации и дополнительным освоением нового ПО.

Важно помнить, что нарушение правил архивного хранения является административным правонарушением и облагается штрафными взысканиями: от 2,5 до 5 тыс. рублей с ответственного лица и до 300 тыс. рублей с юридического лица (компании). 

Выдача дел из архивохранилища

Важной функцией архива является возможность быстрого поиска и получения запрашиваемого документа. Любой сотрудник организации, будь то руководитель или рядовой работник, желающий получить дело из архива, обязан обратиться к уполномоченному лицу с соответствующим запросом.

Документы могут выдаваться из архивохранилища:

• работникам структурных подразделений организации, сторонним компаниям — во временное пользование и при условии наличия запроса;

• представителям правоохранительных, судебных органов;

• для проведения реставрационных работ, копирования, переплета — работникам архива.

Предоставление документов фиксируется в специальной книге выдачи. На место выданного дела помещается карта-заместитель. 

Если вы столкнулись с необходимостью архивирования документов компании, доверьте эту работу специалистам «БизАрхив». Мы поможем провести тщательную систематизацию бумаг, экспертизу ценности, отобрать и сохранить важные для компании документы. Если вы не хотите тратить средства на содержание собственного архива, можете передать все материалы организации нам на внеофисное хранение.

Наши сотрудники знают все о правилах работы с архивной документацией, гарантируют быстрое и качественное выполнение работ в соответствии с нормами, установленными законодательством. Доверяя ведения архива нашей компании, вы избавитесь от массы хлопот, избежите штрафов за возможное нарушение правил архивного хранения. Для получения детальной информации свяжитесь с нашими менеджерами по телефону или через услугу обратной связи на сайте.