Подготовка документов к хранению

Нормальное функционирование предприятия невозможно без грамотного ведения делопроизводства. С каждым годом объемы документации на предприятиях или организациях значительно возрастают. Руководитель предприятия и специалисты отдела делопроизводства должны обеспечивать идеальный порядок хранения бумажных носителей информации. От этого зависит сохранность и удобство поиска данных.

Перед передачей дел на архивное хранение их необходимо привести в соответствующее состояние и подготовить. Аккуратный и тщательный подход к выполнению этой задачи позволит избежать административных санкций.

Прежде чем поступить в архив вся документация предприятия проходит соответствующую обработку. Таким образом, обеспечивается ее сохранность.

Лицам, ответственным за передачу дел в архив приходится столкнуться с такими сложностями как четкое соблюдение сроков и правил сбережения архивных материалов. Требования, которые к ним предъявляются, содержатся в различных законодательных актах. В связи с этим подготовка документов к передаче на хранение в большинстве случаев доверяется экспертам, предоставляющим профессиональные  архивные услуги. Квалифицированные специалисты, знающие все тонкости действующего архивного законодательства, грамотно выполнят опись, каталогизацию и индексацию бумаг.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ.

Итоговый расчет стоимости услуг для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных выше цен. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов, подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок, действуют особые условия сотрудничества.

Этапы подготовки дел к хранению

Подготовка исполненных документов к хранению считается окончательным этапом процесса делопроизводства. Ключевая цель этого процесса – упорядочение материалов и обеспечение оптимальных условий для их применения в справочной работе организации.

Работа по обработке документации возлагается на секретарей или специалистов отдела делопроизводства. При отсутствии в компании квалифицированного сотрудника, способного грамотно оформить документацию к передаче в архив целесообразно обратиться за помощью в специализированную фирму.

Архивная компания БизАрхив предоставляет весь комплекс архивных услуг, в частности подготовку дел к передаче в архив. Подготовка материалов выполняется в соответствии с установленным порядком действий.

Экспертиза ценности документов.

Практически для всех документов предусмотрены предельные сроки хранения. После истечения предусмотренного периода проводится изъятие материалов из дел для их дальнейшего уничтожения. Проводится экспертиза ценности документов в ходе которой составляется акт на уничтожение документов, утративших практическое значение.

Специалисты нашей фирмы проводят экспертизу и осуществляют ликвидацию бумаг с соблюдением требований конфиденциальности. По факту уничтожения составляются акты установленного образца.

Оформление дел

На данном этапе выполняется систематизация материалов и формирование дел в соответствии с предусмотренной номенклатурой. Документация размещается в деле в соответствии с хронологией ее поступления или создания. В зависимости от предусмотренных сроков сбережения бумаг выполняется полное или упрощенное оформление.

Бумаги временного сбережения находятся в папках на завязках или скоросшивателях. Подшивать и нумеровать их не надо. Уточнение элементов оформления обложки в частичном оформлении дел также не осуществляется.

Материалы постоянного или длительного срока сбережения подлежат полному оформлению. Процедура предусматривает: систематизацию бумаг, нумерацию листов, переплет, оформление обложки.

Составление внутренней описи

В обязательном порядке должна оформляться внутренняя опись материалов, передающихся на сбережение. Она представляет собой справочник, содержащий информацию о порядковых номерах, индексах, заголовках, датах и нумерации листов каждой бумаги в деле. С ее помощью обеспечивается учет и систематизация бумаг. Составляется в трех и более экземплярах.

На дела по личному составу, постоянного и временного хранения оформляются отдельные описи. Материалы в справочнике располагаются по значимости.

Передача в архив

После оформления дел осуществляется их передача на архивное хранение документов. Проводят ее уполномоченный сотрудник предприятия или работник архива. Процедура выполняется с учетом требований действующего законодательства. За нарушение правил предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.

Документы организации представляют собой ценный информационный ресурс. Чтобы информация не была использована против фирмы, следует соблюдать правила хранения материалов, предусмотренные государственными актами. Предприятие может самостоятельно организовать архив или передать дела специализированным компаниям и государственным учреждениям. Выбор зависит от финансовых возможностей компании и объемов документооборота.