Сдача документов в архив на постоянное хранение

Согласно законодательной базе Российской Федерации, все субъекты хозяйственной деятельности, в том числе и некоммерческие организации, обязаны обеспечить сохранность кадровой, бухгалтерской, финансовой и другой документации в течение регламентированного законом времени. Документы, подлежащие хранению, сдаются в архивохранилище. Это важная процедура для любого предприятия. Для успешной сдачи документов в архив на постоянное хранение следует правильно их подготовить. Нормативными документами прописаны правила подготовки и передачи материалов в архив.

начала предприятию следует определиться с местом хранения: это будет собственное архивохранилище или организация, оказывающая архивные услуги.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ЦЕНА НА УСЛУГИ ПО ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ НА ХРАНЕНИЕ ПРИ НАКОПЛЕНИИ В КОМПАНИИ ДОСТАТОЧНОГО КОЛИЧЕСТВА БУМАГ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ООО

Итоговый расчет стоимости услуги передачи документов в архив для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных выше цен. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов, подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок, действуют особые условия сотрудничества.

Почему важно вести архив

Сортировка документов по видам, их группировка с учётом сроков хранения и ликвидация неактуальных бумаг позволяют вовремя избавиться от лишнего и оптимизировать документооборот. При этом вы заботитесь о сохранности особо важной информации, необходимой для непрерывной и эффективной работы предприятия.

Согласно законодательству РФ, большую часть бухгалтерской документации следует хранить в течение 5 лет, финансовую годовую отчетность – постоянно, личные дела работников – 50 лет (а созданные до 1 января 2003 года – 75 лет). В случае непредставления контролирующим органам требуемой документации предприятие, руководитель и ответственные лица несут административную ответственность в виде немалых штрафных санкций.

Архив предприятия

Для обеспечения сохранности подлежащей хранению документации на территории предприятия организуется архив. Размещают его в отдельном здании или в изолированном помещении. В архивохранилище с помощью систем вентилирования и кондиционирования поддерживается постоянный температурно-влажностный режим. Пространство оснащается специальным оборудованием, обеспечивающим удобство доступа и физическую целостность материалов.

Работниками структурных подразделений проводится подготовка документов, которые сшиваются в дела с составлением описи согласно утвержденной руководителем предприятия номенклатуре дел. На титульном листе отображаются наименование дела, его маркировка, номер, период хранения и количество укомплектованных в него бумажных носителей.

Передача дел происходит согласно описи в присутствии сотрудников обоих подразделений.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ НА ХРАНЕНИЕ НА АУТСОРСИНГ

Не каждая компания имеет архивохранилище, но сохранность бумажных носителей обеспечить обязана. Решить эту задачу можно с помощью сторонней организации, оказывающей архивные услуги. Для этого с подрядчиком подписывают договор, в котором прописывают объём и состав работ, сроки выполнения и порядок передачи. Такой договор заключается на абонентской основе, как правило, на срок не меньше одного календарного года, впоследствии он продлевается или перезаключается.

Архивная компания БизАрхив оказывает услуги хранения, обладает достаточной материально-технологической базой, способной обеспечить сохранность архивных материалов на должном уровне. Высококвалифицированные работники компании осуществляют постоянный контроль за исполнением закона «Об архивном деле», своевременно проводя экспертизу ценности и уничтожая устаревшие материалы с оформлением подтверждающих актов.

Задолго до заключения договора аутсорсинговая компания выезжает на территорию заказчика для анализа состояния документации и определения объема предстоящих работ. На этом этапе выявляют те материалы, которые требуют проведения комплекса работ по подготовке их к передаче в архивохранилище. Сдача документов в архив происходит согласно описи в присутствии представителей обеих сторон.

Перед размещением бумажных носителей их сканируют и вносят в соответствующую программу, создавая, таким образом, электронную версию бумажного архива, обеспечивающую удобство пользования и быстрый поиск.

ПОРЯДОК СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

После ликвидации ООО в Москве руководство компании обязано сдать документы длительного хранения (не менее 50 лет) или с отметкой «хранить постоянно» в государственный архив.

Подготовительные работы начинаются с научно-технической обработки, по завершении которой оригиналы группируются по типу и продолжительности хранения. В такой последовательности формируются дела, которые оформляются должным образом и подписываются. На обложке указываются наименование организации, заголовок и индекс дела, его номер, дата, количество листов и архивный шифр. При изменении названия организации на титульном листе указывают новое, а старое заключают в скобки.

Затем составляется опись архивной документации, в которой отражается развернутая информация по каждому делу. В конце описи указывается общее количество дел и особенности их нумерации.

После согласования на экспертно-проверочной комиссии описи проводится сдача материалов в госархив с обязательной проверкой наличия каждой единицы. Особо ценная документация принимается по отдельно составленной описи полистно вместе со страховой копией.

Работы по подготовке и сдаче документации в госархив – это трудоемкий процесс, который требует навыков и терпения и ложится на плечи организации-сдатчика. К выполнению данных работ можно привлечь частную архивную компанию, оказывающую услуги по сдаче документации на государственное хранение. Компания «БизАрхив» профессионально поможет вам сдать документы в государственный архив при ликвидации ООО в Москве, обработает бумаги в соответствии со всеми законодательными требованиями и предоставит вам акт о передаче сформированных дел на хранение.