Систематизация архивных документов.

В результате функционирования предприятия или организации образуется множество различных документов, требующих регистрации, учета. Осуществляется систематизация и классификация документов. Если этого не делать, то образуется груда бумаг, среди которой быстро найти искомую информацию сложно.

Систематизация архивных документов обеспечивает быстрый доступ и удобство пользования информацией. Заключается она в сортировке документов по выбранным признакам и группировке в дела согласно утвержденной руководителем номенклатуре дел. Такая обработка помогает оптимизировать документооборот и способствует наведению порядка в документах, что повышает эффективность работы предприятия в целом.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО АРХИВНОЙ ОБРАБОТКЕ И СИСТЕМАТИЗАЦИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

Название услуги	Единица услуги	Ориентировочная стоимость
Подготовка дела с документами по основной деятельности или по личному составу к архивному хранению	дело не более 250 листов.	от 1250 руб.
Составление описи по правилам Госархива.	позиция	от 50 руб.
Переплетные работы	дело до 250 листов	от 100 руб.
Составление исторической справки	справка	от 3000 руб.
Составление предисловия к описи	предисловие	от 1000 руб.
Согласование описей на ЭПК Госархива и передача дел на государственное хранение.	комплекс	от 10 000 руб.
Отбор, составление акта и законное уничтожение дел с истекшими сроками хранения.	дело/папка	от 40 руб.
Отбор и измельчение документов на шредере	папка	от 5 руб.

Итоговый расчет стоимости услуг для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте цен. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов, подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок, действуют особые условия сотрудничества.

КОГДА И КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕОБХОДИМО СИСТЕМАТИЗИРОВАТЬ

Систематизация архивных документов необходима для следующих видов документов: бухгалтерская, кадровая, управленческая, договорная, научно-техническая и др. Во избежание скопления неструктурированной массы бумаг упорядочивать их следует с момента создания или поступления на предприятие. Наиболее актуальна систематизация и классификация документов в организации в следующих случаях:

• при подготовке документации к архивации или упорядочению;
• при переезде архива;
• при сканировании и оцифровке бумажных носителей;
• при уничтожении потерявших актуальность бумаг;
• при организации архива;
• при обработке документов по личному составу.

Благодаря добросовестному ведению делопроизводства и своевременной регистрации и учету деловой корреспонденции отследить путь документа от даты его поступления в организацию и до передачи в архив или уничтожения (как потерявшего актуальность) не составит большого труда.

Без систематизации и классификации документов и определения прав доступа к документам возможна утечка важной информации. Последствия таких обстоятельств, крайне негативны, как для коммерческих организаций, так и для государственных компаний.

Каким образом систематизируют документы

Систематизировать документы – это значит распределить их по определенной системе, которая выстраивается согласно выбранному методу. Различают следующие методы систематизации:

• по номенклатуре;
• по методике поиска и накопления;
• по способу доступа;
• по сортировке запросов;
• по способам представления информации;
• по присвоенным индексам.

СОЗДАНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Выбирая метод систематизации, в приоритет ставят удобство и простоту работы с бумагами. На предприятиях, как правило, документы группируют в папки согласно номенклатуре дел. Тогда распределение происходит по родству и общему признаку:

• вопросно-предметному (подразумевает объединение в папку различной документации по одному проекту, сделке, виду деятельности);
• корреспондентскому (группировка информационных носителей по наименованию контрагента);
• экспертному (деление документации на группы по времени, в течение которого необходимо обеспечить ее сохранность);
• географическому (группировка корреспонденции по месту расположения контрагента).

Номенклатура дел является единственным способом учета данных в делопроизводстве. Бумаги, по которым операции завершены, комплектуют в дела, подлежащие индексации.

Номенклатурная систематизация максимально охватывает массив данных какого-либо вида деятельности. Благодаря этому обеспечивается быстрый доступ к любому документу.

Номенклатуру дел на последующий год разрабатывают в последнем квартале предыдущего года. После утверждения на высшем уровне она становится руководством к действию.

Архивная классификация

Представляет собой объединение бумаг в отдельные группы по немного иным критериям:

• тематическому (пакеты документации распределяются по темам);
• предметному (внутри одной темы бумаги сортируют по предметам);
• авторскому (корреспонденцию собирают по имени автора или названию творческой группы);
• номинальному (группировка по типу управленческой документации: протоколы, распоряжения, соглашения и акты комплектуют отдельно);
• хронологическому (распределение по дате создания и длительности хранения).

Систематизацию архивных документов проводят поэтапно: первоначально собирают документацию по определённым признакам, например, регистрация входящей документации. По мере сбора информации классифицируют в отдельные группы (по теме, авторству и т.д.). Это значительно повышает эффективность проделанной работы и ограждает информацию от утечки.

Деловая индексация

Присвоение делу индекса или шифра является ещё одним методом систематизации, который широко используется при архивации информационных носителей. Шифр представляет собой комбинацию арабских чисел. К примеру, если это «10-35», то число 10 обозначает структурное подразделение, которое занимает тридцать пятую позицию в номенклатуре.

Привлечение сторонней организации к выполнению работ по систематизации

Систематизация – это трудоемкий процесс, требующий сосредоточенности, ответственности и приложения немалых усилий. Не так легко все разложить по полочкам, если давно ничего не предпринималось для наведения порядка в документации.

Поэтому если у вас завал с бумагами и грядет проверка, то это значит, что наступил момент, когда наведение порядка в документах становится острой необходимостью. Тогда за помощью лучше всего обратиться к профессионалам, которые досконально знают свою работу и выполняют ее в кратчайшие сроки.

Архивная компания БизАрхив оказывает услуги по систематизации. В процессе работы бумаги сортируются и маркируются, составляются подробные описи, благодаря чему подготовленную документацию можно смело передавать на хранение в архив. Дополнительно специалисты компании могут отсканировать бумажные носители для хранения их в электронном виде, что упрощает поиск информации и работу с ней.