Упорядочение документов
– бесплатно проведет обследование вашего архива, подготовит коммерческое предложение;
– проведет систематизацию, описание и упорядочение документов постоянного хранения в Москве;
– проведет научно-техническую обработку значимых документов;
– осуществит отбор и уничтожение бухгалтерских, договорных, кадровых, документов по хозяйственной деятельности организации и т.д. с истекшими сроками хранения;
– самостоятельно вывезет и уничтожит потерявшие актуальность документы, предоставит акт;
– предлагает выгодные условия сотрудничества, гарантию на все виды работ.
заказатьПод услугами упорядочения документов подразумевается: • проведение комплексных работ по переформированию существующих архивных дел; • формирование новых дел из россыпи накопившихся бумаг; • оформление итоговых дел по существующими правилам.
ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ ПО АРХИВНОЙ ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ.
|
Название услуги
|
Единица услуги
|
Ориентировочная стоимость
|
|---|---|---|
|
Подготовка дела с документами по основной деятельности или по личному составу к архивному хранению |
дело |
от 1250 руб. |
|
Составление описи по правилам Госархива. |
позиция |
от 50 руб. |
|
Переплетные работы |
дело |
от 100 руб. |
|
Составление исторической справки |
справка |
от 3000 руб. |
|
Составление предисловия к описи |
предисловие |
от 1000 руб. |
|
Согласование описей на ЭПК Госархива и передача дел на государственное хранение. |
комплекс |
от 10 000 руб. |
|
Отбор, составление акта и законное уничтожение дел с истекшими сроками хранения. |
дело/папка |
от 40 руб. |
|
Отбор и измельчение документов на шредере |
папка |
от 5 руб. |
Итоговый расчет стоимости услуг для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте цен. Цена услуг на упорядочение документов организации зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов, подлежащих архивной обработке в объеме более 5000 папок, действуют особые условия сотрудничества.
ЧТО МЫ ДЕЛАЕМ ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГ ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
В процессе упорядочения документации архивная компания БизАрхив выполнит нижеследующее:
- На начальном этапе для определения предстоящего фронта работ и их точной стоимости к клиенту приезжает специалист БизАрх (в зависимости от заявленных объёмов);
- Проводится поэтапное планирование и заключается договор на оказание услуг по упорядочению документов организации;
- Бумаги транспортируются на территорию архивной компании БизАрхив, либо подготавливаются условия для выполнения работ на месте нахождения клиента;
- Производится экспертиза ценности документации (комиссией, сформированной из представителей обеих сторон). Отбираются дела по статьям и срокам хранения, оценивается научно-практическая, экономическая целесообразность дальнейшего сохранения документации;
- Обрабатываются документы с постоянными и временными сроками хранения, а также приказы по личному составу, контракты, зарплатные лицевые счета. Нужные бумаги формируются в дела и заключаются в переплет, оформляются обложки, титульные листы, составляются описи и др;
- Бумаги, не подлежащие сохранности, с истекшими сроками хранения и утратившее актуальность, измельчаются шредером, получившиеся фрагменты (не подлежащие восстановлению фракции) вывозятся на переработку. Предоставляется акт об уничтожении.
ПОЧЕМУ НЕОБХОДИМО ПЕРИОДИЧЕСКИ ЗАКАЗЫВАТЬ УПОРЯДОЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ У СПЕЦИАЛИСТОВ
Во-первых, если регулярно не разбирать накапливающийся ворох бумаг, то в скором времени их соберется столько, что разобраться и найти что-то нужное станет крайне сложно.
Во-вторых, есть документация, запрещенная к уничтожению, а также особо ценная, уникальная, подлежащая определенному режиму хранения и пользования, которая должна иметь страховые копии. К тому же недавно изменились сроки хранения некоторых документов. По незнанию можно допустить серьезные ошибки.
В третьих, архив – это место, требующее квалифицированного подхода, где халатность либо недостаточный уровень осведомленности могут обернуться негативными последствиями. Согласно ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ» в последней редакции 28.12.2017, граждане, индивидуальные предприниматели и организации обязаны исполнять требования архивного законодательства, а также обеспечивать сохранность документации на протяжении установленного НПА срока. Незнание законов не освобождает виновных лиц от различного рода ответственности.
Достоинства упорядочения документов
Проведение работ такого плана привнесет в Вашу деятельность массу ощутимых преимуществ.
- Будет обеспечен порядок в новом, структурированном архиве. Облегчится и ускорится поиск нужной информации;
- Станет ясно, что и сколько нужно хранить;
- Появится возможность контролировать запросы сотрудников;
- Ограничится и конкретизируется доступ к конфиденциальным сведениям, он будет только у одобренных руководителем лиц;
- Вполне возможно, что обнаружится отсутствие важных бумаг;
- Наличие функционального архива поспособствует ускорению работы компании, облегчит прохождение аудита, различных проверок;
- Документация с истекшими сроками хранения отсортируется, шредеруется (с составлением актов об уничтожении) и вывезется силами архивной компании БизАрхив.
Таким образом, после упорядочения получается полноценный, функциональный архив. При желании дела можно разместить на хранение у нас. В таком случае рекомендуется создание электронной версии архива с цифровыми копиями документов – тогда на исполнение ваших запросов будет уходить всего несколько минут. Также осуществляем поставку архивной мебели (стеллажей и др.). Сотрудничество с нами – это гарантированно безупречный результат. Обращайтесь и будьте уверены, что всё будет сделано согласно актуальному законодательству.
