Ответственное хранение документов

– предложит выгодные цены и широкий перечень сопутствующих услуг.

Одной из ключевых составляющих законной и успешной деятельности компании является грамотно организованный документооборот.

Если бумаг накопилось много, возможна утрата важной информации, возникает бюрократическая путаница, что может обернуться серьезными проблемами в дальнейшем.

Чтобы не допустить этого, мы предлагаем оказание услуг ответственного хранения документов..

Архивная компания БизАрхив имеет успешный многолетний опыт в сфере систематизации, хранения информации с соблюдением норм действующего законодательства, и учета документов.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ СТОИМОСТЬ НА ОТДЕЛЬНЫЕ ВИДЫ УСЛУГ ПО ПОДГОТОВКЕ, ОТВЕТСВЕННОМУ ХРАНЕНИЮ И ОБСЛУЖИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

Итоговый расчет стоимости услуг по передачи на ответственное хранение документов для каждого клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих к передаче более 10000 папок действуют особые условия сотрудничества.

ПЕРЕДАЧА НА ОТВЕТСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Процесс хранения документов достаточно емкий и кропотливый. Неправильная организация хранения документации влечет наложение штрафов и санкций, предусмотренных на законодательном уровне.

Важно организовать архив правильно и рационально, чтобы в любой момент предприниматель имел доступ к бумагам, для этого должным образом должны быть сформированы дела, создана номенклатура.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

• экспертиза ценности. Прежде чем документ будет помещен в архив, проводят его экспертизу ценности. Это позволяет определить сроки хранения бумаг и не нести затрат связанных с размещением ненужных материалов;
• систематизация принятых в архив документов. Формирование дел, создание описи/реестра позволяет избежать хаоса в бумагах, обеспечивает удобство пользования архивом;
• сканирование. В случае, если документ слишком ветхий, или есть риск утраты фрагмента, с целью сохранения информации его лучше отсканировать и перевести в цифровой вид для хранения на электронном носителе;
• распределение по специальным коробам, маркированными штрих кодами;
• уничтожение. После того, как срок хранения бумаг истекает, их можно уничтожить. Для этого создается специальная комиссия, и составляются соответствующие акты с описью.

КАК ФОРМИРУЮТСЯ ДЕЛА

Одним из важнейших этапов передачи на ответственное хранение документов является формирование материалов по признаку информационной принадлежности в дела.

Дела формируются в три этапа:

Сортировка и группировка дел в зависимости от номенклатурной специфики.

Создание дела. Как правило, в рамках одного дела хранятся материалы календарного года. При этом складываются документы по принципу более ранние внизу и дальше по возрастанию. Документы с непродолжительными сроками хранения подшиваются в папки-скоросшиватели. Материалы долгосрочного хранения определяются в папки на шнурках.

Оформление обложки. Официально заведенным дело считается с момента прикрепления первого документа. Важно сразу же оформить обложку.

На обложке указываются наименование организации, контакты ответственного лица, количество листов, содержащихся в деле, сроки хранения и прочие пометки на усмотрение архивариуса.

Копии и дубликаты в дела подшиваться не должны, поэтому перед формированием дела документы необходимо тщательно отсортировать.

СОЗДАНИЕ ОПИСИ

Этот этап позволят четко систематизировать данные о делах, что позволяет максимально быстро и комфортно найти понадобившийся документ.

Опись представляет собой перечень дел, сроки хранения, уровень конфиденциальности документов, тип носителя информации (бумажный или электронный).

ПРЕИМУЩЕСТВА ОТВЕТСТВЕННОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

• Экономия квадратных метров офиса. Бумаги занимают достаточно много места, приходится выделять немалые площади. К помещениям, где хранятся бумаги, предъявляются довольно жесткие требования (температурный режим, уровень влажности, наличие пожарной, охранной сигнализации, системы видеонаблюдения).
• Экономия людских ресурсов. Вам не придется отвлекать сотрудников от выполнения основных должностных обязанностей. А также отпадет необходимость нанимать отдельного работника для ведения архива.
• Защита документов от ошибок персонала. Непрофессиональное хранение документации неизбежно сопряжено с ошибками сотрудников, что влечет за собой утрату документов, несоблюдение сроков хранения, а иногда и доступ к информации третьих лиц, в том числе и конкурентов.
• Сохранность и конфиденциальность информации. В соответствии с требованиями Росархива мы поддерживаем в помещениях оптимальные условия, чтобы документация хранилась как можно дольше. Наше хранилище отвечает всем нормам и правилам, что не только предупреждает утрату документов, но и гарантирует сохранность информации и полностью исключает возможность доступа к ней посторонних лиц. Наши сотрудники регулярно проводят уборку помещений, что предотвращает появление пыли и плесени, а также исключат набеги грызунов и насекомых, способных нанести вред материалам.
• Строгий контроль, за сроками хранения, и своевременное уничтожение бумаг. Наши специалисты следят за сроками хранения, по истечению которых бумаги уничтожаются с соблюдением требований законодательства.
• Комфортное сотрудничество. Мы оказываем комплексные услуги. То есть не только по хранению документации, но, в том числе и по подготовке передачи материалов на архивное хранение документов, а также осуществляем погрузочные, разгрузочные работы, транспортировку документов.

Почему нас выбирают

Мы имеем многолетний опыт и безупречную репутацию. Наши клиенты обращаются к нам снова и снова, рекомендуют нашу компанию своим знакомым.

Мы работаем с полным соблюдением законодательства, отслеживаем происходящие в нем изменения, следим за нововведениями.

Постоянно повышаем квалификацию своих сотрудников и совершенствуемся.

С нами надежно!