Департамент земельных отношений Перми оценил оцифровку бумаг в 2,17 млн рублей
Стартовая стоимость процедуры достигает 2,17 миллионов рублей из расчета 960 рублей на технический том. Стоимость оцифровки одного листа – 4,80 рублей. Решение о том, какому исполнителю доверить выполнение ответственной задачи, принималось 31 мая.
Проводиться оцифровка будет на объекте заказчика по адресу ул. Сибирская, 15. За смену будет обрабатываться до 200 дел. Категорически запрещается вынос документов за пределы Департамента. Документы, предназначенные для сканирования, охарактеризованы как:
- Бумажные оригиналы технических дел в картонных папках.
- Формат документации: А 3 – до 20%, формат А 4 – до 80%.
- Большинство документов монохромные. При оцифровке бумаг с цветными элементами цветность на электронных копиях сохраняется.
- Отдельные документы с информацией на оборотной стороне листа.
- Прошитая документация расшивке не подлежит.
- Электронная база данных архива.
- Номенклатура и справочная информация по типам, видам документации и т.д.
Перед специалистами стоит задача по наполнению электронного архива технических дел цифровыми копиями бумажных оригиналов документации Департамента.
Какие цели преследует оцифровка
Оцифровка архива земельного департамента преследует следующие цели:
- Актуализация состояния информационной базы электронного архива технических дел.
- Размещение и структуризация технических дел в базе данных.
- Обеспечение бесперебойного функционирования «Информационной системы управления землями на территории города Перми».
- Централизованное хранение документации и графических файлов, созданных за время работы Департамента.
- Быстрота и удобство поиска и предоставления цифровых копий документов.
- Соблюдение необходимого уровня контроля доступа и конфиденциальности информации.
- Автоматизация процессов архивирования и уничтожения документов с истекшим сроком хранения или утративших практическую ценность.
- Обеспечение сохранности оригиналов документации путем снижения необходимости обращения к ним.
Оцифровка технических дел и автоматизация работы с их электронными копиями предоставляет неоспоримые преимущества. Она позволяет значительно сократить время выполнения каждого запроса и повысить число оказываемых населению услуг без необходимости увеличения штата сотрудников. Кроме того, перевод документов в электронный вид позволяет обеспечить сохранность ветхой документации.
