«Почта России» объявила войну бумажной корреспонденции
Как реализуется проект
Задача по переводу бумаг в цифру возложена на персонал учреждения. Конверты вскрываются, и содержимое сканируется с применением ПО ABBYY. Применение указанной программы почти на треть сокращает статью издержек, выделенную на обработку корреспонденции.
Из бумаги в цифру
Корреспонденция будет передаваться адресатам в виде скан-копии или цифровой копии, предусматривающей возможность редактирования. Для загрузки писем в систему СЭД получателя необходимо ее интегрировать с ИТ-сервисами ведомства.
На данном этапе возможность воспользоваться инновационным сервисом предлагается только корпоративным клиентам «Почты РФ». К ним относятся коммерческие компании и государственные предприятия. Первыми клиентами, решившими испытать новую услугу, стали несколько государственных учреждений и медицинских компаний.
Преимущества
По заверениям представителей ведомства, нововведение нацелено на оптимизацию работы компаний, работающих с большими объемами бумажной корреспонденции. Речь идет о банковских учреждениях, сетевых поставщиках продуктов и других фирмах.
Оцифровка писем предоставляет возможность сэкономить значительную часть финансовых средств и времени на курьерской доставке. Отправка посланий в электронном виде занимает не более минуты.
По предварительным расчетам, фирмы тратят до 35 000 рублей на обработку 1000 деловых писем. Сервис позволяет снизить расходы до 25 000 рублей.
Клиенты, использующие новую услугу, получают ряд неоспоримых преимуществ:
- экономический эффект;
- сокращение времени доставки писем;
- исключение человеческого фактора.
Поступление нежелательных писем отсекается усилиями сотрудников ведомства и не занимает время специалистов компании.
Особенности реализации и тарифный план
Трансформация документации в цифру осуществляется с применением ABBYY FlexiCapture. Это платформа для потоковой обработки данных из разных источников. Программа способна автоматически распознавать текст документа и приложений.
Адресат получает цифровую копию в формате PDF. Стоимость получения услуги составляет от 4,8 рублей за страницу. Цена внесения письма в СЭД – 60 рублей.
За первые 12 месяцев работы сервиса почтовое ведомство планирует оцифровать документы своих клиентов.
