Российскому бизнесу предстоит попрощаться с бумажным архивом
Минэкономразвития РФ был подан в Правительство законопроект, регламентирующий процесс перевода делового документооборота в цифровой вид. Нормативный акт направлен на установление механизма конвертации документации и создания копий.
Сокращение периода хранения бумажных оригиналов до года
В случае принятия законодательного акта уничтожение бумажной документации можно будет осуществлять через год. В соответствии с действующим законодательством большинство документации подлежит обязательному хранению на бумажных носителях. При этом период хранения отдельных бумаг достигает 75 лет. Вследствие этого предприятия несут крупные финансовые издержки.
![Российскому бизнесу предстоит попрощаться с бумажным архивом](https://bizarch.ru/wp-content/uploads/archiving-photo_0.jpg)
![Российскому бизнесу предстоит попрощаться с бумажным архивом](https://bizarch.ru/wp-content/uploads/archiving-photo_0.jpg)
![Российскому бизнесу предстоит попрощаться с бумажным архивом](https://bizarch.ru/wp-content/uploads/archiving-photo_0.jpg)
Разработчики законопроекта утверждают, что перевод документооборота предприятий и организаций в цифровой вид позволит сэкономить представителям бизнеса миллиарды рублей.
Проект закона определяет базовое регулирование длительного хранения документации в цифровом виде. Кроме того, предусматривается возможность конвертации электронного образца в другие форматы с сохранением юридической значимости. Ведомство предлагает хранить только оригиналы документов в электронном виде, а бумажные варианты утилизировать спустя год после оцифровки.
Акт создан в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика». Действие норм законодательного акта охватывает весь перечень юридически значимой документации, если иное не предусмотрено другими нормативно-правовыми актами. В цифровом виде станет доступным хранение хранение бухгалтерской документации, аудиторских заключений, согласия на обработку личной информации и т д.
Какие задачи решает новый Закон
Ознакомиться с полным перечнем задач, которые решает законопроект, можно сайте Минэкономразвития России. Предлагаем краткий перечень:
- Возможность создания юридически значимых дубликатов бумажной документации в цифровом виде и копий электронной документации на материальном носителе.
- Закрепление алгоритма создания копий документации. При соблюдении регламентированной законом процедуры юридическая значимость созданной бумаги равнозначна оригиналу. Равнозначность бумаг обеспечивается соблюдением определенных условий:
- копия должна быть создана лицом, подписавшим оригинал; аккредитованным сотрудником; другим лицом, предусмотренным законодательством;
- при сохранении содержания и внешнего вида оригинала;
- копия должна быть подписана усиленной эцп или собственноручной подписью лица с указанием даты и времени подписания.
- Законодательное регулирование механизма конвертации цифровой документации.
- Закрепление требований к предпринимательской деятельности по созданию и хранению цифровых копий документации.
- Установление требований к условиям и правилам хранения цифровой документации.
- Сокращение периода хранения оригиналов на материальном носителе.
Специалисты Минтруда уже приступили к проведению эксперимента по внедрению цифровых трудовых документов. Период его проведения с мая 2020 г. по март 2021 г. После окончания тестирования планируется внесение соответствующих изменений в трудовое законодательство, в частности, закрепление правового регулирования электронного документооборота.