Новости

Минэкономразвития РФ был подан в Правительство законопроект, регламентирующий процесс перевода делового документооборота в цифровой вид. Нормативный акт направлен на установление механизма конвертации документации и создания копий.

Сокращение периода хранения бумажных оригиналов до года

В случае принятия законодательного акта уничтожение бумажной документации можно будет осуществлять через год. В соответствии с действующим законодательством большинство документации подлежит обязательному хранению на бумажных носителях. При этом период хранения отдельных бумаг достигает 75 лет. Вследствие этого предприятия несут крупные финансовые издержки.

Разработчики законопроекта утверждают, что перевод документооборота предприятий и организаций в цифровой вид позволит сэкономить представителям бизнеса миллиарды рублей.

Проект закона определяет базовое регулирование длительного хранения документации в цифровом виде. Кроме того, предусматривается возможность конвертации электронного образца в другие форматы с сохранением юридической значимости. Ведомство предлагает хранить только оригиналы документов в электронном виде, а бумажные варианты утилизировать спустя год после оцифровки.

Акт создан в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика». Действие норм законодательного акта охватывает весь перечень юридически значимой документации, если иное не предусмотрено другими нормативно-правовыми актами. В цифровом виде станет доступным хранение хранение бухгалтерской документации, аудиторских заключений, согласия на обработку личной информации и т д.

Какие задачи решает новый Закон

Ознакомиться с полным перечнем задач, которые решает законопроект, можно сайте Минэкономразвития России. Предлагаем краткий перечень:

• Возможность создания юридически значимых дубликатов бумажной документации в цифровом виде и копий электронной документации на материальном носителе.
• Закрепление алгоритма создания копий документации. При соблюдении регламентированной законом процедуры юридическая значимость созданной бумаги равнозначна оригиналу. Равнозначность бумаг обеспечивается соблюдением определенных условий:
• копия должна быть создана лицом, подписавшим оригинал; аккредитованным сотрудником; другим лицом, предусмотренным законодательством;
• при сохранении содержания и внешнего вида оригинала;
• копия должна быть подписана усиленной эцп или собственноручной подписью лица с указанием даты и времени подписания.
• Законодательное регулирование механизма конвертации цифровой документации.
• Закрепление требований к предпринимательской деятельности по созданию и хранению цифровых копий документации.
• Установление требований к условиям и правилам хранения цифровой документации.
• Сокращение периода хранения оригиналов на материальном носителе.

Специалисты Минтруда уже приступили к проведению эксперимента по внедрению цифровых трудовых документов. Период его проведения с мая 2020 г. по март 2021 г. После окончания тестирования планируется внесение соответствующих изменений в трудовое законодательство, в частности, закрепление правового регулирования электронного документооборота.