Сканирование больших форматов

 

При переходе на электронный документооборот многие компании сталкиваются с проблемой перевода в цифровой формат крупномасштабных документов, таких как чертежи, схемы, карты. Если для сканирования листа А4 достаточно стандартного офисного оборудования, то для форматов А0, А1 требуются профессиональные аппараты и сотрудники, обладающие навыками работы со специализированными компьютерными программами. Далеко не в каждой организации имеются необходимые ресурсы.

Стоимость услуг по сканированию документов

№	Название услуги	*Цена. НДС не облагается.
1.	Поточное сканирование (оцифровка) документов до А4 (поточное).	3 руб. за стр.
2.	Индивидуальное сканирование (оцифровка) документов до А4	6,4 руб. за стр.
3.	Поточное сканирование (оцифровка) документов до А3 (поточное).	10 руб. за стр.
4.	Индивидуальное сканирование (оцифровка) документов до А4	15 руб. за стр.
5.	Сканирование документов широких форматов до А0+.	от 80 руб. за стр.
6.	Подготовка дел к сканированию.	2 руб. за лист.
7.	Полнотекстовое распознавание.	2 руб. за стр.
8.	Формирование поисковых атрибутов.	от 3 руб. за атрибут
9.	Формирование PDF c текстовой подложкой.	40 коп. за атрибут

*не является публичной офертой, итоговые цены уточняйте у наших менеджеров

«БизАрхив» предлагает решить проблему с помощью услуги широкоформатного сканирования чертежей и других документов. Это наиболее удобный способ создания электронного архива в случае больших размеров бумажных носителей информации. Наши специалисты проводят все подготовительные работы, осуществляют сканирование, индексирование и загрузку данных в электронный архив или СХЭД. 

Что такое широкоформатное сканирование

Сканированием больших форматов называют процедуру перевода в электронный вид и создания цифровой базы бухгалтерских, кадровых, технологических, производственных документов А0, А1, А2 и т.д. Скан-образы отображаются в сером, монохромном или цветном вариантах. Последний чаще всего применяется по отношению к иллюстрациям.

Процесс осуществляется с применением специализированного оборудования. Оно позволяет получить изображения с высокой детализацией: точность составляет 1 пиксель между двумя точками на линии. Для оригиналов любого размера используется разрешение от 200 до 1200 dpi.

Сканирование документов формата А0 и других также включает обработку полученных скан-копий:

• коррекцию следов сгибов;

• восстановление поврежденных участков;

• выравнивание изображения по цвету и контрастности.

Готовые файлы сопровождаются аннотацией, для них формируются реквизиты и подписываются теги. Затем они собираются в папки и отправляются в электронный архив.

Преимущества широкоформатного сканирования

Услуга сканирования документов до формата А3 имеет ряд плюсов:

• снижается нагрузка на сотрудников на всех этапах делопроизводства;

• доступ к материалам можно получать с любого электронного устройства в считанные секунды;

• с цифровым документом может работать сразу несколько пользователей;

• доступ к архиву выдается ограниченному числу лиц, что повышает уровень безопасности и конфиденциальности;

• минимальный риск порчи или утраты документа;

• отсутствие необходимости в организации отдельного помещения для создания архива;

• высокая точность изображения;

• возможность восстановления испорченной или утраченной части документа.

Этапы сканирования

Процесс сканирования документов А0, А2 и других форматов проходит в несколько этапов:

• Подготовка. Оператор подготавливает документацию к работе: производится разброшюровка, изымаются скрепки, пружины и другие скрепляющие элементы. Все бумаги рассортировывают по тематике, датам и другим категориям. Ветхие документы, которые могут быть повреждены при работе с оборудованием, вкладываются в специальные защитные конверты.

• Выбор и настройка оборудования. Аппарат и режим сканирования подбираются в соответствии с форматом документа, его тематикой и состоянием.

• Сканирование формата А0, А2 и других. На этом этапе осуществляется преобразование информации на бумажном носителе в цифровой код.

• Верификация. Отсканированный текст или изображение проверяется на соответствие требованиям качества, в случае выявления ошибок проводится их повторная обработка.

• Дополнительная обработка. Оператор корректирует цвет, четкость изображения, устраняет загрязнения и изгибы, погрешности, которые могли быть на оригинале.

• Систематизация. Формируются папки с файлами, которые затем отправляются в облачное хранилище в архив.

• Отправка копий заказчику или загрузка данных в систему хранения. Скан-образы документов записываются на электронный носитель (флеш-карта, диск) и передаются заказчику. Также, возможна загрузка данных в любую систему электронный архив, СХЭД или систему управления контентом. 

Выбор формата

Перед началом сканирования документов А2, А0 или А1 выбирается цифровой формат, в котором будет сохранен документ. Решение принимается, исходя из тематики, состояния бумаги и объема систем хранения:

• jpeg — документ не поддается обработке и остается в первоначальном виде;

• pdf — файл поддается редактированию;

• tiff — идеально подходит для изображений, поскольку позволяет передавать насыщенные оттенки.

Выбор формата возлагается на ответственного специалиста.

Режим сканирования

Широкоформатное сканирование документов А2, А0, А1 и других форматов может осуществляться несколькими способами:

• Поточное. Подходит для оцифровки большого объема одно форматных документов (кадровых, бухгалтерских документов, договоров, сформированных бумажных архивов). Документация размещается в лоток с автоматизированной подачей, позволяя сканировать до тысячи листов в час без потери качества. 

• Ручное. Режим применяется, если нет возможности расшить бумаги, для нестандартных документов. Но в этом случае снижается скорость процесса.

• Бесконтактное. Требует использования специального оборудования. Подходит для оцифровки ветхих бумаг или сшитых источников.

Последние два режима актуальны при переводе в цифровой вид чертежей, карт, бумаг, которые нельзя расшивать или при условии, что они находятся в ветхом состоянии.

Сканировать самостоятельно или заказать услугу?

Сканирование чертежей и документов больших форматов требуется многим организациям: строительным и эксплуатирующим компаниям, добывающим, промышленным предприятиям, медцентрам и другим. Но для создания электронного архива необходимо профессиональное оборудование и компетентные специалисты. Нести расходы на формирование собственного центра по сканированию готова далеко не каждая компания.

Гораздо легче и выгоднее передать эту функцию сторонней организации, специализирующейся на создании цифровых архивов. Такой подход имеет много преимуществ:

• нет необходимости приобретать дорогостоящее оборудование, обучать персонал, подготавливать специализированное помещение;

• услуга оцифровки и индикации, переведенная на аутсорсинг, осуществляется профессиональными технологами на специальном оборудовании;

• сканы-образы сохраняются в нужном формате в соответствии с законодательными требованиями;

• доступные тарифы на оцифровку, в результате чего она обходится дешевле, чем приобретение и обслуживание профессионального оборудования;

• высокая скорость обработки информации.

• загрузка данных в любую информационную систему. 

Учитывая очевидные плюсы, при необходимости создать электронный архив и обеспечить процесс сканирования чертежей А1 или других размеров лучше обратиться в компанию, специализирующуюся на данной услуге.

Преимущества обращения в «БизАрхив»

Наша компания предлагает сканирование формата А1, А0 и других нестандартных документов больших масштабов. Специалисты «БизАрхив» помогут сэкономить трудозатраты персонала вашей организации, организовать удобную работу с цифровыми документами и освободить офис от бумажных носителей.

Мы используем широкоформатный и планетарный сканер. Перед началом оцифровки проводятся все подготовительные работы: разброшюровка, маркировка, создание описи, нанесение штрих-кодов. После сканирования выполняется индексирование и экспорт данных, создание электронных книг.

«БизАрхив» гарантирует профессиональное выполнение поставленных задач, конфиденциальность и сохранность информации.