Архивирование бухгалтерских документов
Порядок и сроки хранения первичной документации регламентированы действующим федеральным законодательством. Ответственность за сохранность и обеспечение условий сбережения бухгалтерских бумаг возлагается на руководителей фирм. Бумаги отчетного периода подлежат сбережению в бухгалтерии для обеспечения быстрого доступа. После истечения предусмотренных сроков дела подлежат передаче в архив.
Архивирование бухгалтерских документов
Грамотное архивирование бухгалтерских документов гарантирует сохранность отчетности и обеспечение ускоренного, удобного поиска материалов. Указанная процедура включает в себя комплекс мер, направленных на обработку материалов и подготовку их к передаче в архив.
Создание компанией собственного архива предполагает соблюдение множества факторов:
- Разработку и принятие положения об архиве.
- Обустройство специального помещения.
- Подбор опытного персонала, знающего тонкости архивного законодательства и имеющего соответствующую квалификацию.
- Подготовку материалов к размещению в архивном хранилище.
- Ведение правильного учета, проведение экспертизы ценности бумаг.
- Своевременную ликвидацию материалов с истёкшим сроком.
Ведение предприятием архива отнимает огромное количество времени и требует значительных трудовых и финансовых ресурсов. Поэтому для многих фирм самостоятельное архивирование бухгалтерии – финансово затратное и трудоемкое мероприятие. Представители малого и среднего бизнес сегмента предпочитают поручать задачу специализированным сторонним компаниям, предоставляющим архивные услуги.
Процедура архивирования бухгалтерии
Ежедневно в процессе осуществления деятельности предприятием накапливается огромное количество материалов для нужд бухгалтерии. Подобная отчетность имеет высокую ценность и важность для фирмы, в связи с чем возникает вопрос, где и как осуществлять ее хранение. Архивацией бухгалтерии должен заниматься опытный и квалифицированный специалист, владеющий тонкостями бухгалтерского и архивного законодательства.
Процесс архивирования состоит из комплекса последовательных операций:
- Проведение экспертизы ценности бумаг. Установление предельных сроков сбережения.
- Формирование дел постоянного и временного хранения.
- Составление номенклатуры дел.
- Переплет и реставрация поврежденных документов.
- Хранение и учет в хранилище.
- Выделение дел с истекшими сроками хранения.
- Ликвидация материалов, у которых закончился период сбережения.
Архивация документации является серьезным, ответственным и трудоемким процессом. Выполнение работы специалистами, не имеющими необходимых знаний и навыков, не даст нужного уровня качества и займет неоправданно много времени.
Преимущества профессионального архивирования
Архивная компания Bizarch предоставляет профессиональные услуги по архивированию бухгалтерской отчетности. Квалифицированные специалисты компании помогают создать из архива заказчика четко отлаженную структурированную систему, безупречную перед лицом любых проверок.
Аутсорсинговые услуги способствуют снижению материальных издержек на обработку и архивирование бухгалтерии. Хранение бухгалтерской документации осуществляется в специализированных архивах с соблюдением предусмотренных законодательством правил и условий. Аутсорсинговая компания гарантирует полную конфиденциальность предоставленной клиентом информации и сохранность оригиналов бумаг. По согласованию с заказчиком специалисты компании могут предоставлять перечень дополнительных архивных услуг, в частности проведение утилизации документов бухгалтерии с истекшим периодом хранения.
Профессиональные услуги архивирования позволяют обеспечить полный порядок в бухгалтерии и ускорить поиск необходимых бумаг. Благодаря этому предприятие всегда будет готово к проведению аудиторской или налоговой проверки. Обеспечение установленных государством требований и условий к архивному хранению минимизирует риск утраты ценной документации и утечки конфиденциальной информации. Предприятие защищает себя от административной ответственности и штрафов.
