Архивирование кадровых документов

Кадровая документация касается не только предприятия, она в первую очередь затрагивает интересы сотрудников фирмы. Архивирование кадровых документов  – процедура обязательная и крайне ответственная. Исключением являются нормативные акты микропредприятий в соответствии со ст. 309 ТК РФ.

На законодательном уровне обязанность, правила, ответственность за хранение кадровой документации установлены Законом об архивном деле и рекомендациями Росархива от 23.12.2014 по экспертизе ценности и отбору документации по штатному составу.

Условия хранения документов

Документы по кадрам содержат данные, касающиеся сотрудников фирмы (стаж, трудовая деятельность, уровень зарплаты), которые нередко требуются для предоставления в различные инстанции спустя длительное время (для начисления пенсии, например), основная часть материалов подлежит продолжительному хранению до 75 лет.

Необходимо создать оптимальные условия для хранения документации, чтобы не допустить частичную или полную утрату документов, избежать искажения содержащейся информации, помещение должно соответствовать требованиям Росархива. Должна поддерживаться определенная температура, влажность, уровень освещения, санитарные нормы во избежание появления плесени, грызунов, насекомых, способных нарушить целостность материалов. Важно оборудовать архив специальными стеллажами, коробами и прочим.

Отдельного внимания заслуживает наличие видеонаблюдения, системы пожаротушения, охранной сигнализации.

Решили хранить кадровую документацию на предприятии – необходимо назначить ответственного сотрудника из числа работников компании, как правило, из кадровиков. При отсутствии такого сотрудника ответственность возлагается на руководителя фирмы.

Кодексом об административных правонарушениях, а именно ст. 13.20 предусмотрена административная ответственность, штраф за несоблюдение законодательно установленных норм и правил при хранении кадровой документации.

Сроки хранения кадровых документов.

Сроки хранения материалов по кадрам – одни из самых продолжительных. Документы, оформленные с 2003 года, хранятся на протяжении 50 лет, если дата создания документа период до начала 2003 года, его необходимо хранить не менее 75 лет.

Сроки регламентированы частью 1 ст.22 ФЗ 125 от 22.10.2004.

Существует документация с индивидуальными сроками хранения, поэтому в работе стоит также руководствоваться приказом Министерства культуры No 558, в котором обозначен период пребывания в архиве ряда документации.

Перечень материалов со сроком хранения 50/75 лет (после 2003/до 2003 года выпуска):

• приказы по сотрудникам (прием, увольнение, перевод на другую должность), книги учета приказов;
• трудовые договора, должностные инструкции, карточки наемного персонала, штатное расписание.

Менее 50 лет хранятся:

• результаты аттестации рабочих мест;
• приказы на отпуск, о направлении в командировку, о взысканиях, поощрениях;
• графики отпусков;
• правила внутреннего распорядка;
• материалы, подтверждающие образование сотрудника за счет компании.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них предусмотрены такие же правила передачи в архив кадровой документации, как и для более крупных предприятий, за исключением положений ФЗ 348 от 01.07.2016, в котором отражен ряд послаблений в отношении внутренних нормативных актов, не подлежащих передаче на хранение.

Организация хранения кадровой документации

Архивная компания Bizarch предоставляет аутсорсинговые услуги по хранению кадровой документации. Мы имеем многолетний положительный опыт, в штате работают высококвалифицированные специалисты, разбирающиеся во всех тонкостях архивного законодательства, регулярно повышающие уровень знаний. Специально оборудовано помещение после хранения, в котором документы даже через 75 лет не утрачивают своей информативности, повышенный уровень безопасности как от стихийных бедствий, так и от проникновения третьих лиц.

Стоимость услуги по подготовке и передаче материалов в архив значительно ниже, нежели самостоятельно оборудовать помещение на площадях офиса, выделять отдельную штатную единицу для ведения архива, обучать сотрудника и в случае фиаско уплачивать штрафы и нести прочую ответственность.

Доверьте свой архив профессионалам и будьте уверены в завтрашнем дне!