Хранение кадровых документов

Государство возлагает обязанность на всех работодателей организовать правильное сохранение архивной документации. Не исключением являются и кадровые документы, занимающие важное место в общем объеме делового документооборота. Если в компании числится несколько сотен сотрудников, количество кадровых бумаг превышает тысячи единиц. И все они подлежат обязательному хранению в течение установленных законодательством сроков.

Примечание: с 18 февраля 2020 года для отдельных кадровых документов предусмотрены новые сроки хранения. С указанной даты вступил в силу новый Перечень управленческих документов.

Хранение кадровых документов

Как демонстрирует практика, далеко не каждый работник кадрового отдела организации знает, что делать с накопившимися документами. Причем с данной проблемой сталкиваются не только кадровики. Некоторые сотрудники в течение многих лет хранят документацию в непредусмотренных для этого местах: под столом или в шкафах.

Федеральный закон закрепляет требование о хранении документов по личному составу отдельно от других бумаг. Оптимальным вариантом является создание в компании собственного архива для кадровой документации.

Отсутствие архивного помещения может повлечь за собой массу негативных последствий. Прежде всего, есть риск, что аудиторы из головного офиса оставят отрицательное заключение вследствие несоблюдения правил хранения бумаг. При возникновении конфликтной ситуации с работником у работодателя не будет возможности быстрого поиска личного дела. Возникнут сложности с отслеживанием движения документов, поскольку не будет вестись учет.

Если у компании нет возможности организовать архив, личные дела сотрудников подлежат хранению в сейфе, металлическом шкафу или другом обособленном месте. Это обязательная мера, поскольку кадровая документация имеет конфиденциальный характер и защищена законом «О персональных данных».

Кадровые документы, вышедшие из документооборота, подлежат передаче в архив, а бумаги с истекшим сроком хранения – уничтожению. Определение сроков хранения документации и отбор бумаг к уничтожению проводится путем создания экспертной комиссии.

Требования к архивному хранилищу

Хранение кадровых документов – серьезный и ответственный процесс, требующий особой подготовки. Все материалы должны быть правильно подшиты в дела в соответствии с требованиями Росархива.

Хранятся бумаги в специально обустроенных помещениях с соблюдением оптимального температурного режима и уровня влажности. Хранилище должно иметь достаточное количество места, быть оборудованным надежной противопожарной и охранной системой.

Преимущества аутсорсинга

Опыта и квалификации сотрудников предприятия не всегда хватает для проведения грамотной подготовки кадровой документации для передачи в архив и обеспечения предусмотренных государством условий сохранения материалов. Поэтому многие руководители предпочитают делегировать часть обязанностей специалистам сторонней компании, имеющим обширный опыт работы в данной сфере.

Архивная компания Bizarch предлагает выгодное решение для любого бизнеса:

• Квалифицированная подготовка кадровых бумаг к государственному архивному хранению.
• Опытные специалисты, владеющие тонкостями действующего кадрового и архивного законодательства.
• Обеспечение безопасного хранения и обслуживания кадровой документации в соответствии с федеральным законодательством.

Несоблюдение предприятием или организацией предусмотренных законодательством условий хранения документации является административным нарушением. В качестве взыскания за подобные нарушения может применяться штраф. Своевременное обращение в аутсорсинговую компанию позволит избежать недоразумений с государственными органами и предотвратить привлечение к административной ответственности.

Грамотный подход к ведению кадрового документооборота является залогом нормального функционирования предприятия. Организация хранения документов – ключевое направление кадрового делопроизводства, обеспечение которого должно возлагаться на высококвалифицированных и опытных специалистов.