Передача документов в архив

Законодательством РФ регламентированы правила хранения документов и их подготовки для последующей передачи на архивацию.

Этот процесс крайне кропотливый, трудоемкий, требует ответственного подхода, знания тонкостей действующих норм и законов во избежание административной ответственности, штрафов со стороны контролирующих органов.

Процедура передачи документации на архивное хранение

Определяем место хранения.

На данном этапе необходимо определиться, где вы будете хранить документацию, выбрать один из вариантов:

• хранить бумаги на своей площади;
• передать документацию в компанию, специализирующуюся на внеофисном хранении;
• создать электронный архив.

Хранение документов в офисе

Чтобы организовать архив на офисных площадях, помимо свободного помещения потребуется приобрести специализированное оборудование: стеллажи, короба, папки, позаботиться о поддержании в помещении определенных параметров температуры, влажности, освещения во избежание порчи бумаг. Необходимо принять в штат специалиста, который бы хорошо разбирался в архивном законодательстве, обрабатывал документацию, следил за сроками хранения и т.д.

Передача документов на ответственное хранение в специализированную организацию

Оптимальный вариант для тех, кто не хочет постигать тонкости архивного законодательства, жертвовать квадратными метрами офиса, которые можно использовать с пользой и выгодой для бизнеса, расширять штат сотрудников для ведения архива.

Архивная компания Bizarch возьмет на себя все хлопоты о вашей документации. Вам даже не придется ее готовить для передачи на хранение. Наши сотрудники сделают всю работу за вас.

После заключения договора специалисты прибудут в удобное заказчику время, составят опись передаваемых на хранение документов, промаркируют дела, перевезут бумаги в специализированное хранилище.

Создание электронного архива

Сегодня этот способ хранения документации набирает большую популярность. Пользоваться электронным архивом удобно и безопасно.

Наши специалисты на высокотехнологичном оборудовании оцифруют документы на бумаге независимо от формата и поместят на хранение на электронный носитель. В случае необходимости клиент в любое время суток может воспользоваться любым документом посредством сети интернет. При этом доступ к электронному архиву будут иметь лица, определенные заказчиком.

Передача документов в архив

• Проводим экспертизу ценности бумаг:

эта процедура позволяет отсортировать документы по признаку принадлежности (бухгалтерские, кадровые, учредительные и т.д.) и определить сроки их хранения.

• Формируем дела с последующим оформлением:

то есть после отбора бумаг и формирования их в дела на папки должно быть нанесено название компании, код структурного подразделения, номер самого дела с его архивным шифром, количество подшитых документов, дата начала и окончания.

• Составляем опись дел:

без этой бумаги последующая передача материалов в архивную компанию невозможна.

Опись структурирует и систематизирует документацию, благодаря чему сотрудникам архива проще ориентироваться в принятых на хранение документах.

• Организовываем переплет:

если у вас накопилось много документов, переплет позволит сократить их объем, упростит процесс сдачи в архивную компанию, в дальнейшем облегчит поиск необходимых материалов.

• Передаем материалы в архив:

специалисты нашей компании не только проведут все подготовительные работы для отправки бумаг в архив, но и своими силами организуют транспортировку документации до места, где она будет храниться.

Что делать с бумагами в случае ликвидации фирмы.

В случае ликвидации организации документация должна быть передана правопреемнику либо сдана в государственное архивное учреждение.

Сдаем бумаги в госархив.

Проводим экспертизу научно-практической ценности бумаг. Это первая ступень на пути к отправке документации в госархив, она необходима для определения, какие материалы подлежат утилизации, а какие необходимо хранить.

 

Далее составляются описи, предисловия к ним, историческая справка. Ответственный сотрудник архива ставит отметку на описи о согласовании, а дела проверяются куратором на соответствие правилам подготовки.