Уничтожение архива документов

Рано или поздно в каждой организации возникает необходимость в уничтожение архивных документов. Утратившие практическую ценность и вышедшие из активного использования материалы не приносят никакой пользы и занимают полезную площадь в офисе, в связи с чем и возникает необходимость от них избавиться. Уничтожение архива документов должно осуществляться в соответствии с установленными законодательством правилами.

Утилизация архивных документов представляет собой комплексную процедуру, которая требует профессионального и квалифицированного подхода. Выполняющие ее специалисты должны обладать специальной профильной и правовой подготовкой, иначе существует риск утилизации материалов ранее установленных сроков хранения.

Принимая решение о необходимости ликвидации документов, следует руководствоваться ключевым фактором – периодом хранения. Сразу выделить бумаги на ликвидацию невозможно. Первоначально проводится экспертиза ценности.

Срок хранения материалов является ключевым, но не единственным критерием отбора. Дела, у которых закончился период сбережения, могут обладать практической ценностью. В целях проведения отбора и оценки документов обычно на организациях формируется внутренняя экспертная комиссия.

На первоначальном этапе архивариус и работники структурных подразделений выделяют документы, которые были окончены делопроизводством до начала текущего года. Затем ответственные лица систематизируют выделенные бумаги по хронологии. И наконец, экспертная комиссия изучает подготовленные бумаги, определяет на основании нормативных документов их сроки хранения и выносит вердикт об их дальнейшей судьбе. Если установленные сроки подошли к концу, а практическую ценность для организации бумажные материалы больше не представляют, производится утилизация архивных документов.

Специалист должен гарантированно убедиться, в том, что на ликвидацию отправлена исключительно документация с истекшим сроком хранения. Для этого в обязательном порядке проводится тщательный полистный просмотр каждого архивного дела.

По статистике, при ведении архива, без наличия в штате опытного архивиста, до 25% документов находится в папках, наименование корешков которых не соответствует содержимому. В этом случае полистный просмотр документации является единственной возможностью предотвратить утилизацию архивных документов постоянного или длительного хранения.

Результаты проведения экспертизы отображаются в описи дел и в акте о выделении документов к уничтожению.

Для бумажных носителей информации предусмотрено три основных варианта уничтожения:

• Сжигание (не осуществляем)
• Химические реагенты (не осуществляем)
• Шредирование (наш метод)

В большинстве случаев уничтожение архивных документов осуществляется сотрудниками предприятия самостоятельно при помощи шредера или посредством привлечения сил сторонней организации.

Предварительная стоимость на отдельные услуги по уничтожению документов.

Итоговый расчет стоимости услуг для каждого Клиента подготавливается менеджерами «БизАрхив» индивидуально и может отличаться от обозначенных на сайте. Стоимость услуг зависит от объема документов и перечня дополнительных сервисов. При объемах документов подлежащих уничтожению более 10 000 кг. действуют особые условия сотрудничества.

ПРОЦЕСС УНИЧТОЖЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Архивная компания БизАрхив предоставляет юридическим лицам услугу ликвидации документации с соблюдением условий конфиденциальности. В качестве способа утилизации используется измельчение на промышленном шредере. По желанию клиента процесс утилизации может быть зафиксирован на видеокамеру. Имеется возможность присутствия представителя заказчика при проведении процесса ликвидации документов.

Между клиентом и исполнителем заключается стандартный договор на оказание услуг. В договоре указывается пункт, что исполнитель обязуется обеспечить полную конфиденциальность уничтожаемых данных.

Преимущества сотрудничества с архивной компанией

Утилизация архивных документов представляет собой сложный и многоступенчатый процесс. Для правильного выполнения данной задачи требуется опыт решения специфических задач и знание нормативно-правовой базы. Доверить задачу компании по ликвидации архива – верное решение, позволяющее оптимизировать бизнес-процессы.

Выполнение утилизации архива предприятия усилиями внутреннего персонала является непрофильным использованием сотрудников. При выполнении задачи возникают расходы на обработку бумаг и другие сложности.

Отсутствие у сотрудников предприятия знаний действующего архивного законодательства может повлечь существенные убытки и неприятности. Преждевременное уничтожение архивных документов влечет административную и налоговую ответственность. В случае совершения нескольких правонарушений административные санкции взыскиваются за каждое в отдельности. Уплата административного взыскания не освобождает юридическое лицо от необходимости устранить правонарушение.

Сотрудничество с компанией по утилизации архивной документации имеет следующие преимущества:

• Защита данных. Уничтожение архивных документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности. Нет риска утечки информации.
• Соблюдение актуального законодательства. Сотрудники специализированной компании выполняют полный цикл архивных работ, в соответствии с регламентированным алгоритмом действий и соблюдением предусмотренных сроков.
• Сохранение финансовых средств. После выделения дел к уничтожению и утилизации бумаг с истекшим сроком хранения снижаются затраты на содержание архива.
• Сохранение экологии. Информационные носители уничтожаются путем промышленного шредерования. Это отличная возможность показать партнерам и конкурентам свою корпоративную социальную ответственность. Измельченные бумаги подлежат вторичной переработке.

Специалисты нашей компании измельчают документацию на промышленном шредере. При помощи специализированного оборудования архив уничтожается безвозвратно. Заказчик может не переживать о конфиденциальности информации и соблюдении действующего законодательства.