Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

 

Работа каждой организации неизбежно связана с документооборотом. Но любые бумаги рано или поздно теряют свою ценность. В этом случае компания сталкивается с необходимостью их утилизации. Однако сделать это не так просто, как может показаться вначале.

Стоимость услуг по уничтожению документов

№	Название услуги	*Цена. НДС не облагается.
1.	Выделение дел на уничтожение с истекшими сроками хранения.	100 руб. за дело
2.	Уничтожение документов на шредере с учетом предоставления автотранспорта (по факту предоставляется акт).	от 25 руб. за кг. (минимум 25000 руб.)
3.	Подача авто за пределы МКАД	35 руб. за км.
4.	Подготовка видео записи процесса уничтожения.	2000 руб. за 40 минут (округляется в большую сторону)

*не является публичной офертой, итоговые цены уточняйте у наших менеджеров

Уничтожение документов — процедура строго регламентированная законодательством. Утилизации подлежат лишь определенные категории документов, и способы их уничтожения также подчинены законодательным нормам. Нарушение установленного порядка грозит административным взысканием — штраф для юридических лиц может достигать 300 тыс. рублей. Чтобы избежать неприятных последствий, следует знать, как правильно уничтожаются документы в процессе деятельности организации.

Специалисты компании «БизАрхив» знают все тонкости этого процесса. Мы работаем со всеми типами документации, проводим утилизацию в максимально короткие сроки и в соответствии с нормами законодательства.

Какие документы можно уничтожить

Выделяют три категории документации:

• с истекшим сроком хранения;

• со специальными условиями уничтожения;

• не подлежащие уничтожению.

Наиболее распространенная категория документов, подлежащих утилизации — дела с истекшим сроком хранения. К ним относят архивные документы о сотрудничестве с контрагентами, копии сведений персонифицированного учета, первичную документацию и документацию бухгалтерского учета и многие другие. Сроки хранения каждого из указанных вида документов установлены законодательством. Уменьшить этот показатель нельзя, но в отдельных случаях сроки могут быть увеличены, если это обусловлено спецификой деятельности организации и ее потребностями.

Сразу выявить, какие документы подлежат уничтожению, а какие нет, невозможно. Сначала требуется провести экспертизу их ценности. В данном случае срок хранения дела является одним из ключевых, но все же не единственно определяющим фактором. Нередко бывает, что в работе может пригодиться и документ с истекшим сроком хранения. Он может представлять историческую или научную ценность. Тогда сроки его хранения могут быть продлены. В обоих случаях решение о возможности или невозможности уничтожения бумажных документов принимается экспертной комиссией после проведения экспертизы ценности.

К документам с особыми условиями уничтожения относят дела, содержащие персональные данные, а также документы, на которых стоит пометка «для служебного пользования». Не подлежат уничтожению дела Архивного фонда РФ. После того как сроки временного хранения этого вида документации в организациях истек, она передается на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

Утилизация документов: порядок действий

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения одинаков для всех организаций независимо от рода их деятельности:

1. Создание экспертной комиссии. В ее состав в обязательном порядке должны входить назначенное руководителем уполномоченное лицо, возглавляющее комиссию. Также в состав комиссии должно быть включено уполномоченное лицо по профилю отбираемых документов, которое оценит документы, касающиеся основной деятельности предприятия.

2. Проведение экспертизы ценности. Комиссия тщательно изучает состав документов, чтобы убедиться в истечении сроков их хранения, а также в том, что они не представляют ценности для компании.

3. Составление акта на уничтожение документов по форме, регламентированной архивными правилами. Акт должен быть согласован всеми членами экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.

4. Все обозначенные в акте дела уничтожаются, а сама процедура утилизации оформляется отдельным актом.

В комиссию важно включать специалистов, которые могут оценить практическое значение той или иной документации. Так, при уничтожении документов бухгалтерского учета не обойтись без главного бухгалтера. Решая вопрос по уничтожению кадровых документов, желательно привлечь начальника отдела кадров и т.д. 

Особое значение имеет тщательная сортировка документации перед уничтожением. Если в одной из папок, потерявших актуальность, будут обнаружены документы представляющие ценность для деятельности компании, их необходимо изъять и объединить в новое дело в соответствии с положенными для них сроками хранения. 

Первичная экспертиза ценности

Если экспертиза ценности в организации проводится впервые, масштаб работ увеличивается, ведь экспертной комиссии необходимо систематизировать всю документацию, которая скопилась за годы деятельности компании. В этом случае важна строгая последовательность действий.

Шаг 1: Выявление, с какими документами, будет проводиться экспертиза ценности

Этот этап не предусматривает привлечения членов экспертной комиссии. Отбор дел к уничтожению производится архивариусом (секретарем или делопроизводителем) и сотрудниками структурных подразделений компании.

Шаг 2: Дифференциация документов по хронологии

Этап особенно актуален для первичной экспертизы, когда требуется переработать всю существующую документацию, завершенную делопроизводством. Процедура также попадает под зону ответственности архивариуса — членов экспертной комиссии привлекать еще рано.

Шаг 3: Проведение экспертизы

Здесь главная роль отводится уже членам экспертной комиссии, которые просматривают документы, предварительно разделенные по годам и подготовленные к оценке, после чего выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. Документы, отобранные как допущенные к уничтожению, проверяет архивариус. Его задача — удостовериться в правильности сроков уничтожения документов в организации.

Шаг 4: Оформление результатов экспертизы

Итоги фиксируются в акте о выделении к уничтожению, а также в протоколе ЭК.

Шаг 5: Согласование и утверждение актов и описей

Важно отметить, что по законодательству запрещено уничтожать документы до момента подготовки и утверждения описи дел с постоянными и долговременными сроками хранения. 

После составления документов о результатах проведения экспертизы ценности члены комиссии согласовывают акт и описи, которые затем подаются генеральному директору для утверждения.

Шаг 6: Отправка документов на хранение и уничтожение

Дела, признанные комиссией ценными для компании, отправляются на архивное хранение. Для остальных документов начинается организация работы по уничтожению.

После того как экспертиза ценности станет регулярным мероприятием, описанный выше алгоритм сократится на один шаг — больше не придется отсортировывать всю имеющуюся документацию по годам. Все остальные этапы останутся неизменными, но общий объем работ сократится в разы. Поскольку экспертизу будут проходить только документы, завершенные делопроизводством за прошедший год. 

Особенности утилизации бухгалтерской документации

Порядок определения сроков уничтожения бухгалтерских документов в организации имеет ряд нюансов, поскольку разные нормативные акты предусматривают разный срок хранения таких бумаг. Чтобы избежать ответственности за преждевременное уничтожение, следует брать во внимание наивысший срок хранения, указанный в нормативных актах.

Способы уничтожения документации

Организация процесса утилизации архива документов — трудоемкий и ответственный процесс. Важно реализовать задачу таким образом, чтобы никакая информация на бумагах не подлежала восстановлению. Подготовка к уничтожению включает три основных этапа:

1. Изъятие документов из места хранения.

2. Освобождение бумаг от файлов, папок и других видов креплений.

3. Упаковка и транспортировка документации в место утилизации (за исключением случаев уничтожения документов непосредственно в архиве организации).

Уничтожить документы можно несколькими способами. Это может быть сжигание бумаг, шредирование, химическая обработка или уничтожение архива документов с выездом в специальную компанию. Рассмотрим особенности каждого из них.

Сжигание

Долгое время данный метод утилизации пользовался наибольшей популярностью. Это обуславливалось его высокой эффективностью в сочетании с простотой и дешевизной. Чаще всего к сжиганию прибегали для уничтожения документов особой секретности. Дополнительным преимуществом метода можно считать возможность удаления не только бумажных носителей, но и всех видов пластика, дисков, магнитофонной ленты. 

Однако сжигание характеризуется и рядом недостатков:

• проведение процедуры на открытом воздухе сопряжено с опасностью для сотрудников и окружающей среды;

• есть риск утечки информации — бумаги могут разлететься под действием ветра или сгореть не полностью (особенно, когда речь идет о сжигании толстых пачек бумаг);

• несанкционированное сжигание грозит крупными штрафами от экологических служб.

Именно поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для сжигания высокотемпературные печи. Представители компаний изымают образцы, помещают их в опечатанные контейнеры, после чего подписывают договор хранения и транспортируют документы на завод термической переработки отходов. Документы помещаются в промышленные печи, где сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Способ утилизации бумаг огнем закреплен на законодательном уровне.

Шредирование

Гораздо более практичный способ утилизации, реализовать который можно прямо на территории предприятия. Шредирование предусматривает уничтожение бумажной документации при помощи специального прибора — шредера. Такая техника позволяет уничтожать листы толщиной до 4,5 см. В зависимости от мощности в него могут одновременно проходить от 7 до 80 бумажных листов. Данный вид утилизации также гарантирует высокий класс секретности, что делает его оптимальным вариантом для уничтожения ценных бумаг.

В зависимости от объемов документооборота компании могут использовать как небольшие портативные модели шредеров, так и промышленные установки, способные кроме стандартных бумажных листов утилизировать также бумаги в твердых переплетах, дискеты, ламинированные и пластиковые карты. 

В зависимости от модификации шредер может уничтожать документы несколькими способами:

1. Шредер-плоскорез — нарезает бумагу вдоль тонкими полосками, после чего сбрасывает их в контейнер. Этот вид техники распространен в обычных офисах. 

2. Шредер-крошитель — измельчает бумаги в мелкую крошку, поэтому чаще применяется для утилизации документов, содержащих информацию особой секретности. 

3. Шлифмашина — аппарат оснащен специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. С его помощью проводится утилизация конфиденциальных документов, а также бумаг нестандартных форматов. 

4. Промышленный шредер — используется для бумаги повышенной плотности, ламинированных документов и пластиковых карт.

Химическая обработка

Этот способ предусматривает использование специальных реактивов, которые приводят к размягчению документации и превращению ее в бумажную массу. Химическая обработка характеризуется наивысшей степенью эффективности, но к недостаткам метода можно отнести его высокую стоимость. Чаще к нему прибегают в качестве дополнительной меры при уничтожении документов повышенной секретности шредированием.

Выездная утилизация

Многие компании поручают работу по уничтожению архивных документов с истекшим сроком хранения специализированным фирмам. С точки зрения доступности и практичности — это наиболее оптимальный вариант. Сотрудники таких компаний самостоятельно вывозят документы в места их утилизации, предоставляют накладные и акты об утилизации. 

Уничтожение электронных архивов

Сегодня трудно представить себе компанию, деятельность которой была бы изолирована от компьютеризации. Большая часть документооборота современных предприятий ведется в электронном формате. Удаление этих данных — процесс также подчиненный строгому регламенту. Электронная и бумажная документация должна утилизироваться по аналогичному порядку.

Систематизация электронных архивов и удаление данных с истекшим сроком хранения проводится по тому же сценарию: созыв экспертной комиссии, составление актов о выделении к уничтожению и мероприятия по утилизации.

Но просто отправить данные в электронную «корзину» недостаточно. Как показывает практика, даже полное удаление содержимого такой корзины не гарантирует исчезновения содержащейся в ней информации. Современные технологии позволяют восстанавливать данные даже спустя несколько десятков циклов перезаписи. Поэтому съемные носители (диски, флешки) могут быть уничтожены только методом измельчения. Это же относится и к жесткому диску компьютера.

Чтобы избавить себя от забот, связанных с уничтожением тонны бумаг и прочих носителей информации, обращайтесь в нашу компанию. Мы предоставляем широкий спектр услуг по систематизации и хранению документов, гарантируем безупречное выполнение всех этапов работы — от сортировки бумаг до проведения экспертизы ценности и подготовки актов. Доверьте порядок документооборота вашей компании специалистам «БизАрхив». А получить подробную информацию о сотрудничестве, заказать бесплатный вызов специалиста или конкретную услугу можно на нашем сайте или по телефонам.