В чем разница архивной обработки документов государственной и коммерческой организации?
Порядок хранения и упорядочения документов определяются архивными правилами Росархива. Настоящие правила являются едиными для всех юридических лиц, зарегистрированных на территории РФ. Стоит отметить, что, в отличие от государственных организаций, которые являются источником комплектования государственных архивов, коммерческие организации не содержат в своем документообороте материалов с постоянными сроками хранения, в связи с чем не должны проводить их научно-техническую обработку. Требования к обработке документов по личному составу, отбору бумаг с истекшими сроками хранения, составлению описей, исторических справок одни и те же.
На чьей территории «БизАрхив» выполняет работы?
Все работы по архивации, подготовке документов к хранению, сканированию выполняются на территории клиента. Если на территории клиента отсутствуют оборудованные рабочие места, мы осуществим доставку необходимого количества столов, стульев и иного оборудования. При отсутствии рабочих мест все работы могут быть выполнены на нашей территории.
Передает ли «БизАрхив» документы в государственный архив при ликвидации?
Наши специалисты обладают значительным опытом по взаимодействию с федеральными, городскими и муниципальными архивами. Мы осуществим все необходимые работы по упорядочению бумажных материалов ликвидируемой организации. По результатам научно-технической обработки согласуем описи и все акты на экспертной комиссии госархива, передадим документы на государственное хранение. Результатом нашей работы будет официальный акт о передаче дел.
Насколько безопасно передавать документы на хранение в нашу организацию?
Мы осуществляем хранение документов в современных архивных складах. Склады оснащены стеллажами, системами безопасности и контроля доступа. Осуществляется круглосуточная охрана объекта и видеофиксация. В само помещение, где размещаются короба с документами клиента, имеют доступ только отдельные сотрудники.
Принимаются ли на депозитарное хранение бумажные материалы в коробах клиента?
На хранение могут быть приняты любые предоставленные клиентом короба. Исключение составляют те короба, которые находятся в поврежденном виде или по весу превышают пятнадцать килограммов. В случае необходимости наши специалисты проведут переупаковку документов в коробки архивной компании «БизАрхив».
Как быстро можно получить документы из хранилища?
Необходимые документы, ранее переданные в хранилища, могут быть доставлены нашим транспортом на следующий рабочий день в офис клиента. Возможно получить необходимые материалы в день обращения прямо из архива. В случае необходимости по запросу может быть подготовлен и направлен на электронную почту графический образ документа.
Как осуществляется уничтожение?
Для обеспечения конфиденциальности все материалы клиента, которые отобраны к уничтожению, проходят измельчение на промышленном шредере. Мы самостоятельно осуществим транспортировку ненужных бумаг и порубим их в мелкие клочки в вашем присутствии. Можем предоставить видеозапись всего процесса. По факту измельчения предоставляем акт.
Сколько стоят услуги?
Стоимость зависит от необходимых видов работ и сроков их выполнения, количества документов, наличия достаточного количества рабочих мест. Мы бесплатно изучим состояние и количество документов на вашей территории. Далее подготовим детальную смету и предложим оптимальные варианты решения поставленных задач. Смеем вас заверить, что стоимость наших услуг очень демократична.
Требуется ли подготовка папок и бумаг перед сканированием?
Наши сканеры могут переводить в электронный вид расшитые и прошитые документы. Стоимость оцифровки расшитых бумаг значительно выгоднее. Мы возьмем на себя все необходимые работы по подготовке документов (расшивка, изъятие скрепок, файлов и т.д.) и их возврату в исходный вид. Если документ расшивать нельзя, осуществим его сканирование без нарушения целостности.
Какие форматы могут быть переведены в электронный вид?
Оцифровке подлежат любые форматы информации на бумажных носителях. Широкоформатные сканеры позволяют переводить в электронный вид форматы А0+ и более. Также не проблема провести сканирование кассового или товарного чека.
Документы каких отделов чаще всего обрабатывает «БизАрхив»?
Нашими частыми заказчиками являются бухгалтерские службы, отделы по работе с персоналом и административные управления, юридические департаменты, секретариат. Для каждого из обозначенных отделов у нас имеется свой подход и набор оптимальных услуг.
